Vertragslaufzeit

Der Leistungsbeginn für die Lose 1-5 ist am 03.09.2024 und gilt zunächst für 24 Monate.
Das Los 6 (Interaktive Displays Herstellerneutral) befindet sich aufgrund des deutlich höheren Bewertungsaufwandes im Vergleich zu den anderen Losen noch in der Auswertungsphase.

Bezugsberechtigte Stellen

Bedarfsträger sind im Behörden und Einrichtungen des Landes Rheinland-Pfalz, gesonderte kommunale Stelle. Dazu kommen folgende bezugsberechtigte Stellen aus dem schulischen Bereich:

• Staatlich anerkannte Schulen inkl. Kollegs und Studienseminare bzw. deren Schulträger
• Pädagogisches Landesinstitut Rheinland-Pfalz
• Bildungsministerium
• Kindertagesstätten
• Kreismedienzentren
• Digitale Kompetenzzentren

Losverteilung

• Los 1: Projektoren (4 versch. Geräteklassen)
• Los 2: Dokumentenkameras (eine Geräteklasse)
• Los 3: Interaktive Displays des Herstellers Smart (Größen: 75“ und 86“)
• Los 4: Interaktive Displays des Herstellers Promethean (Größen: 75“ und 86“)
• Los 5: Interaktive Displays des Herstellers Heineking (Größen: 75“ und 86“)
• Los 6: Interaktive Displays des Herstellers herstellerneutral (Größen: 75“ und 86“) – kann noch nicht abgerufen werden (siehe Vertragslaufzeit)

Kernsortimente / Nebenpreisliste

Die angebotenen Produkte gliedern sich in zwei Teilbereiche. Das durch die Auftragnehmer dauerhaft anzubietende Kernsortiment wurde von der Vergabestelle vorgegeben. Dieses Kernsortiment kann über die vorgesehenen Bezugsmöglichkeiten direkt von den Bedarfsträgern aus der Rahmenvereinbarung abgerufen werden.
Darüber hinaus kann optional durch die Auftragnehmer ein Randsortiment in Form einer Nebenpreisliste angeboten und in das Kaufhaus des Landes bzw. in der PL-Cloud eingestellt werden, welches kleinteilige Randbedarfe um die ausgeschriebenen Produkte oder Ersatzteile aus Vorserienmodellen abbildet. Diese Nebenpreisliste dient als Grundlage für eigene Vergaben (z.B. für Direktaufträge) der Bedarfsträger. Die Nebenpreislisten werden in den nächsten Wochen von der Vergabestelle geprüft und dann ebenfalls über die Bezugswege den Bedarfsträgern zur Verfügung gestellt werden.

Lieferung, Montage, Lieferfristen

Grundsätzlich müssen alle Artikel, soweit technisch bzw. logistisch möglich, vormontiert angeliefert werden. Die Gesamtheit des Angebots,- Auftrags,- Bestell – und Lieferprozesses erfolgt auf Kosten und Risiko des Auftragnehmers.

In den Losen 1 und 2 (Projektoren, Dokumentenkameras und Zubehörartikeln) erfolgt die Lieferung frei Haus.

In den Losen 3 bis 6 erfolgt die Lieferung inklusive fachgerechter Montage frei Verwendungsstelle. Als Verwendungsstelle gilt der Ort, der durch den Beschaffer als angegebener Lieferort definiert wurde. Dies kann den tatsächlichen Ort kennzeichnen, an dem der Empfänger das Gerät nutzen möchte, es sei denn nach vorheriger Absprache mit dem Bedarfsträger ist eine Lieferung frei Haus zugelassen.

Um die Leistungsausführung möglichst reibungsfrei zu gestalten, muss der Auftragnehmer den Bedarfsträgern nach Zuschlagserteilung eine Installationscheckliste zur Verfügung stellen, in der die Voraussetzungen für die Installation vor Ort (z. B. Stromanschlüsse, RJ45, Beschaffenheit der Wände und Decken, Raumhöhe und Anfahrmöglichkeiten) im Voraus abgefragt werden. Nach Bestelleingang wird dringend empfohlen, dass Auftragnehmer und Bedarfsträger die ausgefüllte Montagecheckliste gemeinsam durchgehen, um so die Angaben zu überprüfen und ggf. zu ergänzen oder zu korrigieren.

Optional bieten die Auftragnehmer zudem in den Losen 3-6 eine Vorabbesichtigung als Dienstleistung an: Die Vor-Ort-Besichtigungen dienen zur Bestandsaufnahme und Auftragsbesprechung, um eine vollständige Leistungserfüllung aller Installations- und Einrichtungsarbeiten zu gewährleisten. Hierbei werden insbesondere die örtlichen Gegebenheiten, Voraussetzungen, Räumlichkeiten, Zuwegungen, Beschaffenheiten, Bestelloptionen, Vorableistungen und die IT-technischen Voraussetzungen abgeklärt. Der Anbieter ist für die Erstellung und Etablierung eines dokumentierten Ablaufs / Protokolls verpflichtet. Das beidseitig bestätigte Protokoll ist für den Anbieter maßgeblich für den Beginn der Lieferverpflichtung.

Die Montageleistung in den Losen 3-6 muss durch eine(n) zertifizierte(n) Befestigungstechniker/-in erfolgen. Anlieferung, Aufbau/Installation, Grundeinrichtung und Kurzeinweisung vor Ort beim Besteller inklusive Bestelloptionen erfolgen kostenlos.

Der Aufbau beinhaltet folgende Leistungen:

• Fachgerechte Montage
• Aufbau und Montage der Halterungen (Bohren, Dübeln, Schrauben...)
• Anbringen des Displays und des Zubehörs (z. B. Seitentafel, weiteres Zubehör)
• Anbringen von Kabelkanälen zum Stromanschluss (bis 5 Meter)
• Verlegen und Anschluss der Stromzufuhr und des Netzwerks (bis 5 Meter)
• Grundeinrichtung / Grundkonfiguration der Displays zur Inbetriebnahme
• Kurzeinweisung durch fachlich geschultes Personal
• An- und Abfahrt
• Mitnahme des Verpackungsmaterials

Für Befestigungssysteme bei Wandmontage (Lose 1.04, 3, 4, 5, 6) gilt:
Eine fachgerechte Wandmontageinstallation beinhaltet auch die Anbringung von Kabelkanälen. Ziel ist die Vermeidung von freihängenden Kabeln außerhalb des Displaybereiches. Während hinter dem Display eine eventuell notwendige Verkabelung von externer Box mit dem Display bei Wandmontage nicht in Kabelkanälen geführt werden muss, sind vor allem Netzwerkkabel und Stromkabel außerhalb der Displaygrundfläche in Kanälen zu verlegen. Dies verhindert Stolperfallen oder ein Hängenbleiben am Kabel. Sofern Stromversorgung und Netzwerkanschluss im Klassenraum an räumlich getrennten Positionen vorliegt, sind gegebenenfalls zwei Kabelkanäle zu verwenden. Mit der Verlegung und dem Anschluss der Stromzufuhr ist die Anbringung des Kabelkanals zur nächstgelegenen Steckdosen sowie die Verlegung des Kabels in diesem Kanal gemeint. Bei der Kabellänge / Kabelkanallänge wurde von maximal 5 Metern ausgegangen. Sind längere Strecken erforderlich, so ist dies über den Bedarfsträger separat abzurechnen oder dieser muss für eine Möglichkeit der Stromversorgung im definierten Bereich sorgen. Die Verlegung von Kabel unter Putz darf nur durch qualifizierte Fachkräfte unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorschriften erfolgen und ist nicht Bestandteil der Montagetätigkeiten. Ebenso erfordert die Montage an schadstoffbelasteten Untergründen spezielle Maßnahmen, die gesondert abzurechnen sind.
Bei allen Tätigkeiten müssen die Bestelloptionen berücksichtigt werden, wodurch ggf. auch weitere Leistungen notwendig werden.
Das System muss in einem unterrichts- und einsatzfähigen Zustand übergeben werden. Hierzu wird ein Übergabeprotokoll erstellt. Die Übergabe erfolgt mit Funktionstest und Kurz-Einweisung (ca. 30 Minuten, keine Schulung).
Die Produkte werden im Vertragszeitraum bedarfsorientiert abgerufen. Die Abrufe erfolgen in den jeweils notwendigen Größenordnungen. Hierbei sind auch Abrufe in geringen Stückzahlen (ab 1 Stück) bzw. geringem Auftragswert möglich. Die technische organisatorische Gestaltung des Prozesses sowie die logistische Abwicklung obliegen dem Auftragnehmer. Innerhalb eines Bestellvorganges ist es möglich, dass die Akteure voneinander abweichen (z. B. Bedarfsträger (Auftraggeber des Einzelauftrags) ist eine Schule, Lieferung erfolgt an einen Dienstleister, Rechnungsstellung erfolgt an den entsprechenden Schulträger).

Nach Abruf (Bestellung) muss der Auftragnehmer dem Bedarfsträger innerhalb von zwei Wochen eine detaillierte Auftragsbestätigung mit Angabe der voraussichtlichen Lieferwoche übermitteln.
Die Lieferfristen können Sie den jeweiligen Bestellunterlagen entnehmen.
Mindestens sieben Werktage vor Anlieferung muss der Auftragnehmer dem Bedarfsträger per E-Mail oder Fax eine Benachrichtigung über den Zeitpunkt der Anlieferung (Liefertag mit möglichst genauer Zeitangabe) übermitteln.
Erkennt der Auftragnehmer, dass er die Lieferfrist nicht einhalten kann, hat er dem Bedarfsträger die Gründe für die Verzögerung unverzüglich mitzuteilen. Etwaige Ansprüche des Bedarfsträgers aus der nicht fristgemäßen Erfüllung des Vertrages bleiben unberührt.
Alle vom Auftragnehmer durchzuführenden Lieferungen und Leistungen sind grundsätzlich von Montag bis Freitag in der Zeit von 09:00 bis 15:00 Uhr - nicht jedoch an gesetzlichen Feiertagen in Rheinland-Pfalz - durchzuführen. Ausnahmen hiervon sind nach vorheriger Abstimmung mit dem jeweiligen Bedarfsträger zulässig.
Jeder Lieferung ist der Lieferschein mit der genauen Angabe der gelieferten Produkte beizulegen. Auf diesem müssen die Bestellnummer, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Auftragspositionen, Fabrikate und Produktbezeichnungen, ggf. Seriennummern und Mengen angegeben sein. Die Geschäftsprozesse Rückmeldung, Rückerstattung, Rücksendung, Fehl- und Falschlieferungen sind transparent abzubilden.
Aufgrund der angemeldeten Bedarfsmengen wird den Behörden und Einrichtungen dringend empfohlen, sich mit den Auftragnehmern zeitnah in Verbindung zu setzen, um eine Vorausschau der zukünftigen Bedarfe abzustimmen, sodass die Auftragnehmer einen entsprechenden Lagerbestand aufbauen und eine zeitnahe Auslieferung sicherstellen können.

Datavision Deutschland GmbH

Am Trippelsberg 43-45
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