Diese Bedingungen gelten verbindlich für alle Nutzerinnen und Nutzer der durch das Pädagogische Landesinstitut RLP bereitgestellten dienstlichen E-Mail-Adressen für Lehrkräfte. Zuwiderhandlungen gegen diese Nutzungsbedingungen oder ein Missbrauch der dienstlichen E-Mail-Adresse können, neben dem Entzug der Nutzungsberechtigung, auch zivil- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

• Die dienstliche E-Mail-Adresse wird ausschließlich zu dienstlichen Zwecken bereitgestellt und darf nur für dienstliche Zwecke/Aufgaben genutzt werden.
• Grundsätzlich nutzungsberechtigt sind in Rheinland-Pfalz bedienstete Lehrkräfte im Rahmen ihrer Lehr- und Beratungstätigkeit. Weitere schulbezogene Nutzungskreise können in Absprache mit dem Pädagogischen Landesinstitut eingerichtet werden. 
• Die Registrierung erfolgt mit Angabe des echten Vor- und Nachnamens und einer gültigen E-Mail-Adresse.
• Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor unberechtigtem Zugriff sicher aufzubewahren. Passwörter sind regelmäßig zu ändern.
• Nutzerinnen und Nutzer der dienstlichen E-Mail-Adresse sind für alle Aktivitäten unter ihrem Namen bzw. Zugang selbst verantwortlich. Eine Arbeitsstation, an der sich eine Nutzerin bzw. ein Nutzer angemeldet hat, darf nicht unbeaufsichtigt gelassen werden. Nutzerinnen und Nutzer müssen sich nach Beendigung der Nutzung von der dienstlichen E-Mail abmelden.
• Kommunikation über das dienstliche E-Mail-Angebot soll grundsätzlich wertschätzend sein („Netiquette“).
• Die dienstliche E-Mail-Adresse darf nicht missbräuchlich benutzt werden. Die Zugänglichmachung von Informationen mit rechts- oder sittenwidrigen Inhalten oder von Hinweisen auf solche Informationen ist nicht erlaubt. Dazu zählen insbesondere Informationen, die im Sinne der §§ 130, 130a und 131 StGB der Volksverhetzung dienen, zu Straftaten anleiten oder Gewalt verherrlichen oder verharmlosen, sexuell anstößig sind, im Sinne des § 184 StGB pornografisch sind oder geeignet sind, Kinder oder Jugendliche sittlich schwer zu gefährden oder in ihrem Wohl zu beeinträchtigen.
• Alle Nutzerinnen und Nutzer beachten die Erfordernisse des Datenschutzes, insbesondere in Bezug auf Datensparsamkeit und den sorgsamen Umgang mit personenbezogenen Daten.
  Vertrauliche Informationen dürfen nur innerhalb des E-Mail-Angebots des Pädagogischen Landesinstituts versandt werden. E-Mails, die sich an Accounts anderer Anbieter adressiert sind, dürfen keine vertraulichen Informationen enthalten.
• Besonders schützenswerte personenbezogene Daten (d.h. Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person) müssen über eine zusätzliche Schutzebene verfügen, sodass die Vertraulichkeit gewahrt wird, selbst wenn das Konto kompromittiert wird. Das heißt diese Daten sind in verschlüsselter Form im Postfach abzulegen und zu versenden. Als Möglichkeiten hierzu gelten: Verschlüsselte ZIP-Dateien, PGP, S/MIME.
• Für den Empfang großer Dateien, insbesondere von Anhängen, über die dienstliche E-Mail-Adresse besteht eine Obergrenze von 50 MB. Größere E-Mails können vom Mailserver abgelehnt werden.
• Die Umleitung oder Weiterleitung dienstlicher Nachrichten an nicht-dienstliche E-Mail-Adressen ist nicht zulässig.
• Von Seiten des Pädagogischen Landesinstituts werden personenbezogene Daten von Nutzerinnen und Nutzern grundsätzlich sparsam erhoben und entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen zweckgebunden verarbeitet.
• Das Pädagogische Landesinstitut ist berechtigt, nach fachlichem Ermessen Filter- und Analysesysteme (z. B. Spam- und Virenfilter) einzusetzen, um die Sicherheit der Mailsysteme und E-Mail-Kommunikation zu gewährleisten und die Verbreitung unsicherer Inhalte zu verhindern. Dies beinhaltet das Entfernen potentiell unsicherer Dateitypen in E-Mail-Anhängen. Eine Liste gesperrter Dateitypen findet sich hier.
• Die Nutzung des E-Mail-Zugangs wird protokolliert. Soweit aus Gründen der Daten- und Systemsicherheit, zur Fehleridentifikation und -behebung sowie zur Verfolgung von Straftaten erforderlich, können ausnahmsweise auch Inhalte des E-Mail-Kontos protokolliert oder kann auf Nachrichten im E-Mail-Konto zugegriffen werden. Die gewonnenen Daten werden unverzüglich gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
• Entfällt der Zweck der Nutzung (z. B. Beendigung des Dienstverhältnisses) informiert die Schulleitung bzw. der sonstige Bedarfsträger das Pädagogische Landesinstitut, um eine Löschung des E-Mail-Kontos zu veranlassen. 
• Zugänge und personenbezogene Daten von Nutzerinnen und Nutzern, die das E-Mail-System länger als zwei Jahre nicht genutzt haben, werden nach Rücksprache mit der Schulleitung bzw. dem Bedarfsträger gelöscht.
• Das Pädagogische Landesinstitut steht für Fragen sowie für technische und organisatorische Unterstützung zur Verfügung. Für Fragen zum Datenschutz steht seitens des Pädagogischen Landesinstituts die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen.