Wofür kann das Chancenbudget eingesetzt werden?

Die Maßnahmen leiten sich von den vereinbarten Zielen ab und müssen zu diesen in einem eindeutigen Bezug stehen. Beispiele finden sich hier.

Wofür kann das Chancenbudget nicht verwendet werden?

Ausgeschlossen sind die Einstellung von Lehrkräften oder anderen Personen für die Erteilung von Unterricht. Ebenso Maßnahmen, die in der Kernverwaltung des Schulträgers liegen (z.B. Wartung IT, Hausmeister etc.). Jede Form von befristetem Arbeitsvertrag ist ausgeschlossen.

Kann mit dem Chancenbudget Mobiliar angeschafft werden?

Dies ist nicht grundsätzlich ausgeschlossen, es erfordert aber vorab die Zustimmung des Schulträgers und die vorherige Prüfung anderer Finanzierungsmöglichkeit.

Woher weiß ich, wie hoch mein Chancenbudget ist?

Die Höhe ist im SCP-Portal hinterlegt und wurde per EPoS Mitte September mitgeteilt.

Wie berechnet sich das Chancenbudget?

Das Budget setzt sich aus einem Sockelbetrag und einem schülerzahlabhängigen Betrag zusammen. Im Schnitt erhält jede Schule rund 20.000 Euro pro Schuljahr zur eigenen Verwendung.

Werden die Mittel für das Chancenbudget erhöht, wenn die Schülerzahlen steigen?

Die Festlegung der Mittel erfolgt in den Jahren 2024, 2027, 2030 und 2032 und berücksichtigt die Entwicklung der Schülerzahlen.

Für welchen Zeitraum steht mir das Chancenbudget zur Verfügung?

Die Mittel stehen immer pro Schuljahr zur Verfügung und sind nicht übertragbar und können nicht angespart werden. 

Können Honorarverträge geschlossen werden?

Ja, bitte die zugehörige Handreichung für Honorarverträge beachten.

Kann eine Veranstaltung als Online-Veranstaltung geplant werden?

ja

Gibt es eine Mindestteilnehmendenzahl für Maßnahmen nach dem Chancenbudget?

nein

Ist es möglich, eine Maßnahme anteilig aus verschiedenen Budgets, zum Beispiel aus Chancenbudget und Fortbildungsbudget, zu finanzieren? Können mehrere Schulen gemeinsam als Auftraggeber einen Honorarvertrag schließen?

Ja, dies sollte bei der Beantragung entsprechend vermerkt werden.

Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?

Die Rechnung muss folgende Daten enthalten:

• Name und Anschrift des Auftragnehmers
• Bankverbindung (Name Bank, IBAN, BIC)
• Betrag (mit Mehrwertsteuer)
• Fälligkeit
• Verwendungszweck

 Wie werden Unterlagen geeignet aufbewahrt?

Schützen Sie die Unterlagen vor dem Zugriff Dritter, vor Verlust und auch vor Bränden und Witterungseinflüssen. Dies lässt sich beispielsweise mit einem Tresor oder einer Dokumentenkassette gewährleisten.

Hinweise und Anregungen zum Ablauf:

In der Gesamtkonferenz sollten die Leitlinien der Mittelverausgabung beschlossen werden, um die Beteiligungsrecht zu wahren. Eine Gruppe von Personen (z.B. die Steuergruppe) sollten zur konkreten Planung und der korrekten MIttelverwendung inklusive Nutzung des SCP-Portals mandatiert werden.

Zur Planung von Maßnahmen steht eine Vorlage rechts zum Downlod zur Verfügung. 

Die Maßnahmen müssen auf die vereinbarten Ziele einzahlen, d.h. es bietet sich an, schon bei der Zielformulierung auch über konkrete Maßnahmen zur Zielerreichung nachzudenken.

Bis wann können Maßnahmen beantragt werden?

Bis zum 30. Juni eines jeden Schuljahres.

Muss die Maßnahmenplanung der Schulaufsicht vorgelegt werden?

Nein, es wird jedoch empfohlen, diese im Entwicklungs- und Kooperationsgespräch bei der Zielvereinbarung mit zu betrachten und etwaige Anregungen aufzunehmen. Sie dient zudem als Dokumentation des Prozesses und kann beim Rückblick auf die Umsetzung der Maßnahmen und Zielerreichung nützlich sein.

Was muss vorab geprüft werden?

Vor Beantragung der Maßnahme ist zu prüfen, ob die Maßnahme über andere Budgets zu finanzieren oder durchzuführen ist:

• Bei Fortbildungsangeboten, Qualifizierungsmaßnahmen, Workshops u.ä. ist zu prüfen, ob diese durch das Pädagogische Landesinstitut oder ähnliche Anbieter bzw. im Rahmen der zentralen Startchancen-Angeboten zur Verfügung stehen.
• Bei Anschaffungen von Sach- und Ausrüstungsgegenständen, Lehr- und Unterrichtsmitteln ist zu prüfen, ob diese gemäß § 75 Schulgesetz Rheinland-Pfalz vom Schulträger zu beschaffen sind.
• Alle Anschaffungen gehen in den Besitz des jeweiligen Schulträgers über, deshalb ist das Einverständnis des Schulträgers vor Beantragung einzuholen. Es ist ebenfalls zu prüfen, ob der Schulträger ggf. Rahmenverträge abgeschlossen hat, über die die benötigten Ausrüstungsgegenstände kostengünstiger bezogen werden können.
• Dasselbe gilt für Personalkosten, die nach schulgesetzlichen Bestimmungen vom Schulträger zu tragen sind.
• Das Chancenbudget kann nur für Neuanschaffungen verwendet werden. Reparaturen und Instandhaltungen bereits vorhandenen Ausstattungsgegenstände können nicht über das Chancenbudget finanziert werden.

Können Maßnahmen geplant werden, die über ein Schuljahr hinausgehen?

Nein, das ist nicht möglich. Dies kann nur durch eine schuljahresweise Trennung der EInzelmaßnahme ermöglicht werden. Jede Maßnahme ist aufgrund der Berichtspflichten zwingend im zugehörigen Schuljahr abzuschließen.

Wie erfolgt die Beantragung?

Die Beantragung erfolgt ausschließlich über das SCP-Portal. Dies ist erforderlich, da die Maßnahmen sonst nicht abgerechnet werden können.

Bis wann können Maßnahmen beantragt werden?

Bis zum 30. Juni eines jeden Schuljahres.

Wie erhalte ich Zugang zum SCP-Portal?

Die Anmeldung erfolgt über das Bildungsportal, nur Schulleitungen können für das Portal freigeschaltet werden.

Kann ich schon vor der Beantragung einen Vertrag schließen oder eine Bestellung oder Buchung vornehmen?

Nein.

Muss bei der Beantragung schon die exakte Höhe der anfallenden Kosten bekannt sein?

Nein, eine qualifizierte Schätzung ist ausreichend. Es ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass das zur Verfügung stehende Budget nicht überschritten wird.

Können Verträge mit Anbietern aus dem EU-Ausland geschlossen werden?

Nein, es sind nur Verträge mit Anbietern aus Deutschland möglich.

Kann Vorkasse vereinbart werden?

Nein, dies ist haushalterisch nicht zulässig.

Wann sind Vergleichsangebote erforderlich?

1) Beträgt der Auftragswert bis zu 3.000 Euro netto, so kann die Vergabe als Direktkauf erfolgen, d. h. es muss kein Vergabeverfahren durchgeführt werden.

2) Für Aufträge, die einen Auftragswert von mehr als 3.000 Euro netto bis zu 40.000 Euro netto haben, ist ein Vergabeverfahren im Rahmen der Verhandlungsvergabe durchzuführen:

• Hierfür ist es erforderlich, für die Dienstleistung mindestens drei Vergleichsangebote von möglichen Maßnahmenträgern/Anbietern einzuholen.
• Die Angebotsanforderung erfolgt schriftlich z. B. per E-Mail.
• Es sind möglichst wechselnde Unternehmen zu berücksichtigen bzw. anzufragen.
• Aus den vorliegenden Angeboten wird das wirtschaftlichste ausgewählt. Dies ist das Angebot mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis und damit nicht zwingend das niedrigste Angebot.

Über die Bewertungskriterien entscheidet die Schule in eigener Verantwortung. Der Preis ist mit mindestens 50% zu gewichten. Weitere Bewertungskriterien können sein:

• Orientierung der Inhalte aus den Angeboten am schulischen Bedarf.
• Entsprechung der strukturellen und inhaltlichen Durchführung an den Planungen der Schule.
• Referenzen des Maßnahmenträgers, bestehen also Erfahrungen bei der Durchführung vergleichbarer Maßnahmen?
• Qualität des eingesetzten Personals etc.

Nach Ablauf der Angebotsfrist ist festzustellen, welche Angebote eingegangen sind. Es muss eine dokumentierte Auswahlentscheidung auf Basis der zugrunde gelegten Auswahlkriterien getroffen werden, die plausibel ist. Wenn nur ein oder zwei Angebote eingegangen sind, muss trotzdem der Auswahlprozess dokumentiert durchgeführt werden. Die Dokumentation kann formlos beispielsweise folgendermaßen erfolgen:

• "Das wirtschaftlichste (und zugleich preislich niedrigste) Angebot wurde ausgewählt.“
• "Das wirtschaftlichste Angebot wurde ausgewählt. Zwar ist der Preis nicht der niedrigste aller eingegangenen Angebote, die deutlich bessere Qualität des Angebotes hat aber dazu geführt, dass das Angebot insgesamt wirtschaftlicher ist.“

Falls nicht das Angebot mit dem niedrigsten Preis ausgewählt wurde, muss die Auswahlentscheidung entsprechend begründet werden (z. B. „Der ausgewählte Anbieter hat sein Angebot besser an dem Bedarf unserer Schule ausgerichtet.“)

• Die unterlegenen Maßnahmenträger sind schriftlich darüber zu informieren, dass die Schule sich für ein anderes wirtschaftlicheres Angebot entschieden haben. Die Entscheidung muss nicht begründet werden.
• Nach Auswahl des Anbieters beantragt die Schule die Maßnahme im Portal.

3) Bei Aufträgen mit einem Auftragswert von mehr als 40.000 Euro netto ist Rücksprache mit dem zuständigen Ministerium zu halten.

Bis wann muss die Abrechnung erfolgen?

Rechnungen sollten unmittelbar im Portal hinterlegt werden, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten und etwaiges Skonto nutzen zu können.

Bis spätestens 30.08. eines jeden Jahres müssen Maßnahmen des vorausgehenden Schuljahres abgerechnet sein.

Wie reiche ich Rechnungen ein?

So lange der Upload im Portal noch nicht möglich ist, nutzen Sie rechts das Formular "Vorlage Einreichung Rechnungen", dieses senden Sie ausgefüllt an Ihre zuständige Schulaufsicht. 

In welchen Fällen kann auf eine Evaluation verzichtet werden?

Alle Maßnahmen sollen evaluiert werden, die Art der Evaluation ist jedoch der Schule überlassen. Bei den Chancenbudgets handelt es sich um Steuermittel, für die die Haushaltsgrundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftslichkeit gelten. Es ist daher immer zu prüfen, ob die anvisierten Ziele durch die Maßnahme erreicht werden konnten.

Anhand welcher Kriterien kann eine Maßnahme evaluiert werden?

Die Kriterien sind von den Zielen abhängig, die mit der Maßnahme verfolgt werden. Kriterien können unter anderem sein:

• Wirksamkeit: Wurde das gesetzte Ziel erreicht?
• Effizienz: Wurde das Ziel mit einem minimalen Aufwand an Ressourcen erreicht?
• Nachhaltigkeit: Wird der Erfolg der Maßnahme auch langfristig bestehen bleiben?
• Beteiligung und Akzeptanz: Wie gut wurde die Maßnahme von den Betroffenen aufgenommen?

Welche Daten können für die Evaluation genutzt werden?

• Quantitative Daten: z. B. statistische Daten wie Zahlen zu Teilnehmerzahlen, Nutzungsdauer, Häufigkeit des Einsatzes, Zeitgewinn, ...
• Qualitative Daten: z.B. offene Fragen in Interviews, schriftliche Befragung, dokumentierte Beobachtung, ...

Wer führt die Evaluation durch?

Im Idealfall diejenigen Personen, die die Maßnahme geplant haben. 

Muss die Evaluation kommuniziert werden?

Die Evaluation sollte Teil des Berichts an die Gesamtkonferenz zum EInsatz der Chancenbudgets sein.

Welche Evaluationstools können benutzt werden?

Es gibt zahlreiche online Tools, die auch Vorschläge für Fragebögen haben, die angepasst werden können. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Befragungsportalen des Landes und Unterstützunf bei der Evaluation.