Die Dokumentenanalyse wurde (und wird teilweise auch heute noch) als dritte Datenerhebungsmethode neben Befragung und Beobachtung geführt. In neueren Publikationen wird die Dokumentenanalyse demgegenüber als Unterform der Erfassung vorliegender Erzeugnisse und Verhaltensspuren subsumiert, die sich als Bezeichnung inzwischen zunehmend etabliert (vgl. Balzer/Beywl, 2018, S. 104).

Gemeint ist damit die Analyse der Resultate von Handlungen oder Verhalten, sichtbar in Dokumenten oder durch Verhaltensspuren, die vor der Erhebung und unabhängig von der internen Evaluation stattgefunden haben (vgl. ebd, S. 104). Für die Evaluation bestimmter Bereiche ist es gar nicht nötig, neue Daten zu erheben, sondern ausreichend, die an der Schule ohnehin vorhandenen Daten zu nutzen. Die systematische Analyse von Schulstruktur- und Schülerleistungsdaten, von Übergangszahlen, Wiederholer- und Abbrecherquoten kann für manche Evaluationszwecke ergiebiger sein als eine zeitaufwändige Fragebogenerhebung.

Auch aus den standardisierten Rückmeldungen von Vergleichsarbeiten (VERA3 bzw. VERA8) oder den selbstentwickelten Parallelarbeiten können mitunter wertvolle Hinweise und Ansatzpunkte für die schulische Qualitätsentwicklung gezogen werden.

Neben Daten aus der Schulstatistik bzw. den Gliederungsplänen bzw. den Daten aus Schulleistungstests können auch in diesem Sinne auch

• Schriftstücke und Organisationsdokumente, wie Zielvereinbarungen mit der Schulaufsicht, Zeugnisse, Klassenbücher, Konferenzprotokolle, Selbstdarstellungen der Schule, Jahresberichte, Dokumente der schulischen Qualitätsarbeit,  Hausordnungen, Elternbriefe, schulinterne Mitteilungen, Unterrichtsvorbereitungen, Stundenpläne, Lehrbücher, Aushänge usw.,
• Produkte schulischer Arbeit, wie Klassenarbeiten, Übungsmaterialien, Projektarbeiten, Korrekturen usw.,
• Dokumente der Schülerkultur, wie Schülerzeitungen,
• Zeitungen und andere Medien, in denen über die Arbeit der Schule berichtet wird sowie
• Verhaltensspuren wie Graffiti, Abnutzungen an Arbeitsunterlagen, Bewegungsspuren auf den Böden im Schulhaus oder in der Schule anfallender Verpackungsmüll

anlassbezogen herangezogen werden (vgl. Altrichter/Posch/Spann, 2018, S. 111ff., Balzer/Beywl, 2018, S. 104)

Diese Analysen haben den Vorteil, dass sie eher unproble­matisch (bezogen auf den Aufwand) durchzuführen sind. Es wird Material erschlossen, das in Befragungen und Beobachtungen nicht erfassbar ist. Die Daten sind bereits vorhanden, müssen nicht mehr gesammelt werden.

Nachteilig wirkt sich aus, dass der Untersuchungsgegenstand (das Dokument, die Spuren) nicht weiter "befragt" werden kann. Handelt es sich z. B. um Nutzerzahlen der Schülerbibliothek, so können Informationslücken, die die Ursachen der Nutzung bzw. Nichtnutzung aufdecken würden, nur durch weitere Befragung beseitigt werden. Hinzu kommt, dass die zur Analyse herangezogenen Daten oft mit anderen Zielsetzungen erhoben wurden. Es stellt sich also mitunter die Frage der Aussagekraft und Übertragbarkeit.

Grundsätzlich erscheint es aber immer lohnend, gemäß der Zielsetzung des eigenen internen Evaluationsvorhabens zunächst immer die Frage zu stellen, welche Daten und Informationen hierzu bereits vorliegen und zur Klärung herangezogen werden können.

Weitere Informationen finden sich bei Buhren (2018, S. 37ff.) sowie Altrichter/Posch/Spann (2018, S. 111ff.).