Kommunikation über E-Mail, Messenger, etc.
Einstiegsfall
Lehrer P möchte zur schnellen und kurzfristigen Kommunikation mit den Eltern diese per E-Mail anschreiben. Was ist dabei zu beachten?
Sachinformation
Datenschutzrechtlich unproblematisch ist eine Kommunikation innerhalb einer geschlossenen Benutzergruppe. Dies kann zum Beispiel bei einer Lernplattform der Fall sein, über die alle Schülerinnen und Schüler eine eigene Mailadresse erhalten. Die Eltern lassen sich dort allerdings nicht immer einbinden. Hier muss die Schule daher meist auf die privaten E-Mail-Adressen der Eltern zurückgreifen. Da die per Mail versendeten Informationen somit den geschlossenen Bereich eines schulinternen Systems verlassen, sind hier Abwägungen zu treffen. Allgemeine Hinweise, Einladungen zu Schulveranstaltungen etc. sind auch per E-Mail möglich. Aber: Eine E-Mail gleicht vom Sicherheitsniveau einer Postkarte. Persönliche Daten in Bezug auf einzelne Schülerinnen und Schüler sollten per Mail nicht unverschlüsselt versendet werden. Ferner ist zu beachten: Beim Versand an einen Verteiler ist stets das „Bcc“-Feld und nicht das „CC“-Feld zu verwenden, da ansonsten die E-Mail-Adressen der Eltern innerhalb des gesamten Empfängerkreises bekannt gegeben werden.
Eltern können nicht verpflichtet werden, der Schule ihre private E-Mail-Adresse mitzuteilen. Dies kann lediglich auf Basis einer Einwilligung erfolgen. Es bietet sich daher an, die beabsichtigte Einwilligungserklärung bereits am Anfang des Schuljahres, z. B. beim ersten Elternsprechtag, einzuholen. Wichtig ist dabei, die Freiwilligkeit der Einwilligung herauszustellen. Möchten Eltern keine Informationen über E-Mail erhalten, ist darauf hinzuweisen, dass es andere Möglichkeiten der Kommunikation, beispielsweise die Elternmappe oder eine Sprechstunde gibt.
Eine entsprechende Formulierung für eine Einwilligungserklärung kann wie folgt aussehen:
„Mit der Verwendung meiner privaten E-Mail-Adresse für die schulische Korrespondenz bin ich einverstanden. Meine Einwilligung ist freiwillig; d. h. wenn ich meine private E-Mail nicht zur Verfügung stelle, entstehen weder mir noch meinem Kind Nachteile. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden mir von Seiten der Schule alternative Kommunikationsmöglichkeiten (z. B. postalischer Versand) zur Verfügung gestellt.“
Im Einstiegsfall kann P sich daher auf der Basis einer freiwilligen Einwilligungserklärung mit den Eltern darauf verständigen, für eine schnelle und kurzfristige Kommunikation E-Mails zu verwenden. Dann kann er problemlos die Eltern anschreiben, die hierzu eingewilligt haben.
Messenger
Auch wenn viele Eltern und Lehrkräfte im Privaten diverse Messenger verwenden, können im schulischen Kontext nur datenschutzkonforme Dienste zum Einsatz kommen.
Facebook, WhatsApp oder auch iMessage dürfen nicht für unterrichtliche Zwecke und in anderen schulischen Zusammenhängen verwendet werden, siehe dazu auch Baustein 3.5 - Social Media im Schulbereich.
Zur schulischen Kommunikation zwischen Lehrkräften und Schülerinnen und Schülern stehen den Schulen u. a. die landeseigenen, kostenfreien Systeme Lernplattform@RLP und der Schulcampus zur Verfügung.
Sofern eine Lehrkraft es als notwendig erachtet, über Messenger mit Eltern, Schülerinnen und Schülern zu kommunizieren, kommen nur europäische Anbieter, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten, in Betracht (z. B. Threema, Wire, Chiffry sowie Pidgin für Linux und Windows). Auch nach der Auswahl eines Dienstes ist darauf zu achten, ob der Dienst weiterhin den Anforderungen entspricht oder sich die Serverstandorte und Eigentümerverhältnisse zwischenzeitlich vielleicht geändert haben.
Unabhängig von der Wahl den Kommunikationskanals ist für Lehrkräfte stets das Distanzgebot zu beachten. Das beinhaltet die Verpflichtung der Lehrkräfte zu einem verantwortungsvollen und vertrauensvollen Umgang mit Nähe und Distanz, §§ 1 Abs. 5 und 25 Abs. 3 Schulgesetz (SchulG).
Gesetze und Vorschriften
Hier finden Sie Links zu allen Gesetzen und Vorschriften, die für Baustein 3.7 - Kommunikation über E-Mail, Messenger, etc. - relevant sind.
§§ 1 Abs. 5, 25 Abs. 3 SchulG - Distanzgebot
Quellen und Links
Hier finden Sie eine Übersicht über die in Baustein 3.7 - Kommunikation über E-Mail, Messenger, etc. - verwendeten Quellen und weiterführende Links.
Informationen zum Schutz von E-Mail-Inhalten
Abrufbar unter https://www.datenschutz.rlp.de/themen/e-mail-inhalte-schuetzen
Messenger Matrix, Überblick über die verschiedenen (technischen) Merkmale diverser Messenger, präsentiert von Kuketz-Blog
Abrufbar unter https://www.messenger-matrix.de/
Weitere Fallbeispiele
Hier finden Sie ein zu Baustein 3.7 - Kommunikation über E-Mail, Messenger, etc. - passendes Fallbeispiel.
Lehrerin N erfährt, dass die Eltern der Schülerinnen und Schüler in ihrer Klasse privat eine WhatsApp-Gruppe gegründet haben, um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Muss sie einschreiten und dies unterbinden?
Lösung:
Nein, die Eltern können im privaten Rahmen agieren, wie sie möchten, ohne dass die Lehrkraft tätig werden müsste. Sollten sie die N jedoch zur Teilnahme in die Gruppe einladen, ist dies abzulehnen.