Einstiegsfall

Einstiegsfall

In der Schule werden personenbezogene Daten von Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm gespeichert. Was ist bei dessen Nutzung zu beachten?

Sachinformation

Aktuelle Meldungen

Das landeseinheitliche Schulverwaltungsprogramm ist ein schulartübergreifendes Verfahren für alle gängigen Prozesse der Schulverwaltung in Rheinland-Pfalz.

Es wurde u. a. entwickelt zum Zweck der Schulaufsicht und Schulstatistik, der Zeugniserstellung und Erstellung von Schülerausweisen, der Kommunikation (Elternbriefe, Krankheitsfälle, Exkursionen, Unfälle, usw.) und der Dokumentation (Verhalten, Leistung, schriftliche Kommunikation) und unterstützt die Schulen bei der Verwaltung von Schülerinnen und Schülern sowie Lehrkräften, Klassen und Kursen, Noten und Zeugnissen.

Dazu werden personenbezogene Daten von Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm gespeichert und verarbeitet. Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von § 67 Abs. 1 Schulgesetz (SchulG).

Sämtliche im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm verwalteten Daten werden mithilfe eines integrierten Replikationsprozesses in einer zentralen Datenbank gesichert. Daraus werden die für schulübergreifende Prozesse und für die Statistik erforderlichen Daten in eine landeszentrale Datenbank überführt. Dies ermöglicht u. a. schulübergreifende Bewerbungsverfahren und den Schulwechsel.

Die Nutzung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms durch die Schulen ist seit dem 01.08.2020 in § 67 Abs. 2 SchulG verpflichtend geregelt. Da in diesem alle für die jährliche Schulstatistik benötigten Daten gespeichert sind, erfolgt die Statistikabgabe ab 2021 ausschließlich über dieses Verfahren. Eine Datenschutzfolgenabschätzung für edooSys.rlp wurde durch das Ministerium für Bildung Rheinland-Pfalz zentral durchgeführt.

Über integrierte Schnittstellen ist ein Datenaustausch mit Stundenplanprogrammen möglich. Darüber hinaus sind Schnittstellen zu Office-Programmen verfügbar.

Mit dem webbasierten Noteneingabemodul (NEO) können Lehrkräfte Fach- und Zeugnisnoten bequem von zu Hause aus eingeben. Für alle Bildungsgänge in Rheinland-Pfalz stehen vorschriftsmäßige Zeugnisformulare zur Verfügung, die von den einzelnen Schulen in zulässigem Rahmen angepasst werden können.

Neben Zeugnissen lassen sich im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm auch Berichte und Serienbriefe erstellen. Dazu hält das System eine umfangreiche Bibliothek an vordefinierten Berichten vor, die zentral bereitgestellt und aktualisiert werden können.

Den Schulen wird ein umfangreiches Unterstützungssystem in Form von Videos, Schulungen und eines Helpdesks mit Telefon-Hotline angeboten. Der Austausch untereinander wird durch ein Forum und schulartspezifische Arbeitsgemeinschaften ermöglicht.

Bei der Nutzung des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms sollte die Schulleitung folgenden Hinweise beachten:

  • Einrichtung und Verwaltung der Benutzung unter Verwendung des Rollen- und Rechtemodells des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms,
  • Verhinderung unberechtigter Zugriffe auf Protokolldaten durch Setzen entsprechender Berechtigungen im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm als auch auf Betriebssystemebene der verwendeten Server- und Client-Systeme,
  • verantwortungsvoller Umgang mit Zugangsdaten sowie Sensibilisierung des Kollegiums zum Umgang mit personenbezogenen Daten,
  • Zugang zu personenbezogenen Daten nur den Personen gewähren, die dies zur unmittelbaren Aufgabenerfüllung benötigen,
  • regelmäßige Datensicherung,
  • Einholen von Einwilligungen zur Speicherung von personenbezogenen Daten im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm, für die keine Verarbeitungsermächtigung bzw. gesetzliche Grundlage vorliegt.

Gesetze und Vorschriften

Aktualisierte Inhalte

Hier finden Sie Links zu allen Gesetzen und Vorschriften, die für Baustein 1.2 - Schulverwaltungsprogramm- relevant sind.

Quellen und Links

Quellen und Links

Hier finden Sie eine Übersicht über die in Baustein 1.2 - Schulverwaltungsprogramm - verwendeten Quellen und weiterführende Links.

Website des landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramms
Abrufbar unter https://www.svp-rlp.de/

Weitere Fallbeispiele

Weitere Fallbeispiele

Hier finden Sie zu Baustein 1.2 - Schulverwaltungsprogramm - passende Fallbeispiele.

Lehrerin B möchte sich für das kommende Schuljahr einen Überblick über die Leistungen der Schülerinnen und Schüler der Jahrgangsstufe 6 verschaffen. Darf Sie das mit Hilfe des Schulverwaltungsprogramms?

Lösung:

Nein. Eine Lehrkraft darf lediglich Daten jener Schülerinnen und Schüler verarbeiten, die sie selbst unterrichtet bzw. deren Klassenleiterin oder deren Klassenleiter sie ist (Rollen- und Aufgabentrennung). Hierdurch soll sichergestellt werden, dass Zugriffe nur auf für die Aufgabenerfüllung notwendigen Daten möglich sind (datenschutzgerechte Voreinstellungen im Sinne der DS-GVO).

Schüler A ist verhaltensauffällig. Zum Schutz des Kollegiums soll ein psychologisches Gutachten bei den Schülerstammdaten abgespeichert werden. Dürfen diese Daten im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm gespeichert werden?

Lösung:

Nein. Daten über schulärztliche und schulpsychologische sowie sonderpädagogische, soziale und therapeutische Maßnahmen und deren Ergebnisse, ebenso personenbezogene Daten bei schulischen Ordnungsmaßnahmen dürfen zwar mit dem Computer geschrieben, aber nicht dauerhaft gespeichert oder ausgewertet werden (Bekanntmachung des Ministeriums für Bildung, Frauen und Jugend vom 17. April 2003 (915 – 02803/00)). Eine Ausnahme bildet die Speicherung des Masernimpfstatus. Dieser muss auf Grundlage des Masernimpfschutzgesetzes erfasst werden.

Die Schulleitung möchte nachschauen, ob Lehrer L seine Notendaten eingegeben und wie lange das gedauert hat. Darf die Schulleitung zu diesem Zweck die Nutzungsprotokolle einsehen?

Lösung:

Nein. Der Zugriff auf Nutzungsprotokolle zum Zweck der Verhaltens- und Leistungskontrolle sind mitbestimmungspflichtig durch die Personalvertretung (§ 80 Abs. 2 LPersVG, Verwirklichung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung). Der Zugriff zu dem genannten Zweck ist unzulässig. Zugriffe auf Nutzungsdaten sind im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm nur mit einem bestimmten Nutzerprofil möglich.

Herr N möchte für seine Tochter die Anschrift ändern lassen. Dazu wird ihm in der Stammdatenverwaltung im Reiter Sorgeberechtige die aktuelle Anschrift angezeigt. Darf Herr N diese Änderung veranlassen?

Lösung:

Stammdatenänderungen für Schülerinnen und Schüler dürfen durch die Schule nur vorgenommen werden, wenn der bzw. die eingetragene Sorgeberechtigte die Änderung veranlasst. Ist Herr N nicht als Sorgeberechtigter in den Stammdaten seiner Tochter eingetragen, ist das Änderungsersuchen unzulässig.

Die Schulleitung möchte Schulausweise mit Foto der Schülerinnen und Schüler erstellen, die auch für die Nutzung der Schulbibliothek verwendet werden können. Dürfen die Fotos für diesen Zweck im Schulverwaltungsprogramm gespeichert werden?

Lösung:

Das Anfertigen von Fotos für Schülerausweise ist für die Erfüllung einer schulbezogenen Aufgabe (z. B. Zutrittsberechtigung) erforderlich und daher auch ohne Einwilligung zulässig.

Die Speicherung von Fotos im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm darf allerdings nur mit Einwilligung der bzw. des Sorgeberechtigten erfolgen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (DS-GVO Art. 7, 8, 9). Auch nicht volljährige Schülerinnen und Schüler können die Einwilligung widerrufen.

Frau N möchte wissen, welche Daten zu ihrem Sohn K im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm gespeichert sind. Muss die Schule N Einblick in die gespeicherten Daten von K gewähren?

Lösung:

Frau N muss Einsicht in die Stammdaten ihres Sohnes K gewährt werden. Dazu kann ein vorgefertigter Bericht im landeseinheitlichen Schulverwaltungsprogramm verwendet oder die einzelnen Bildschirmseiten ausgedruckt werden (LTranspG). Der Einblick in die Beurteilungen von K muss Frau N nicht gewährt werden.