Notenverwaltung, Archivierung und Löschfristen

In Bezug auf Daten von Schülerinnen und Schülern machen die Schulordnungen allgemeine Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer von Akten, die personenbezogene Daten enthalten (vgl. § 90 Abs. 2 bis 4Schulordnung für die öffentlichen Realschulen plus, Integrierten Gesamtschulen, Gymnasien, Kollegs und Abendgymnasien - ÜSchO; § 50 Abs. 2 bis 4 Schulordnung für die öffentlichen Grundschulen - GrSchulO; § 56 Abs. 2 bis 4 Schulordnung für die öffentlichen berufsbildenden Schulen - BBiSchulO; 92 Abs. 2 bis 4 Schulordnung für die öffentlichen Sonderschulen - SoSchulO). Konkretere Regelungen finden sich in dem Rundschreiben des Kultusministeriums vom 6. März 1986, siehe Quellen und Links.

Die entsprechenden Aufbewahrungsfristen sind hierin wie folgt geregelt (Auszüge):

• Klassen- und Kursbücher: 3 Jahre;
• (Schul-)Gliederungspläne und Schulstatistiken: 3 Jahre;
• Prüfungslisten und sonstige Nachweise über das Bestehen von Abschlussprüfungen, Zweitschriften von Abschluss- und Abgangszeugnissen: 60 Jahre;
• Krankengeschichten: 30 Jahre.

Die Schule hat auch die Möglichkeit, etwa in Form einer Dienstanweisung, Aufbewahrungsfristen und Löschtermine selbst festzulegen (Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO), wenn es hierzu keine anderweitigen Regelungen gibt.

Auch bei der Aufbewahrung nicht mehr in der Bearbeitung befindlicher Vorgänge ist bei Personalnebenakten oder Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten, Art. 9 Abs. 1 DS-GVO) zu gewährleisten, dass diese jeweils nur den sachlich zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an der Schule zugänglich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO, § 3 Landesdatenschutzgesetz (LDSG).

Als technisch-organisatorische Maßnahme kommt beispielsweise eine Aufbewahrung der Akten in verschließbaren Schränken oder digitalen Ordnern in Betracht, wobei nur die jeweils zuständigen Mitarbeitenden über einen Schlüssel für den entsprechenden Schrank bzw. Zugriff auf den Ordner verfügen dürfen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein Vorgang grundsätzlich nach dem Landesarchivgesetz (LArchG) der Landesarchivverwaltung zur Übernahme anzubieten. Die Abgabe von archivwürdigen Akten (§ 1 Abs. 1 S. 1 LArchG) stellt somit eine Alternative zur Löschung von personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 17 Abs. 1 DS-GVO und des LDSG dar.

§ 7 Abs. 1 S. 1 LArchG verpflichtet die öffentlichen Stellen des Landes und somit auch Schulen in öffentlicher Trägerschaft, alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, in der Regel spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung der Landesarchivverwaltung anzubieten.

Kontaktdaten des Landeshauptarchivs Koblenz:
Postfach 20 10 47
56010 Koblenz
Telefon: 0261 9129-0
Telefax: 0261 9129-112

Das Landeshauptarchiv entscheidet im Benehmen mit der anbietenden Stelle, welche der angebotenen Unterlagen evtl. bleibenden Wert haben und deshalb als archivwürdig zu übernehmen sind.

Möchte nun die Schule V wie im Einstiegsfall Lehrkräfte mit dienstlichen Endgeräten ausstatten, muss sie die Lehrkräfte umfänglich über die Datenverarbeitung informieren. Insbesondere sind die einschlägigen Regelungen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz der Schulordnungen zu berücksichtigen. Hiernach ist nicht nur zu beachten, dass bei der Verarbeitung von Schüler- und Elterndaten alle datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet werden müssen, sondern auch, dass den Datenschutzrechten der Lehrkräfte bei Kontrollmaßnahmen weitestgehend Rechnung zu tragen ist. Daher kommt einer Trennung zwischen „dienstlich“ und „privat“ eine maßgebliche Bedeutung zu. Siehe hierzu ebenfalls Baustein 4.1 - Nutzung privater und dienstlicher Endgeräte durch Lehrkräfte.

Wurden auf dem Gerät Notenlisten erstellt, sind diese zu löschen, nachdem ihre Vorhaltung nicht mehr erforderlich ist. Dies ist in der Regel mit der Erstellung der Zeugnisse der Fall.

Art. 13 DS-GVO – Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person

§ 90 Abs. 2 bis 4 ÜSchO – Sicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

§ 50 Abs. 2 bis 4 GrSchulO – Sicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

§ 56 Abs. 2 bis 4 BBiSchulO – Sicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

§ 56 FöSchulO – Sicherung und Aufbewahrung personenbezogener Daten

Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Art. 9 Abs. 1 DS-GVO – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Art. 17 Abs. 1 DS-GVO – Recht auf Löschung

§ 3 LDSG – Zulässigkeit

§ 1 Abs. 1 S. 1 LArchG - Öffentliches Archivgut

§ 7 Abs. 1 S. 1 LArchG - Anbietungspflicht

Rundschreiben des Kultusministeriums vom 20.3.1986 zur Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung des amtlichen Schriftguts(Amtsblatt des Kultusministeriums 1986, S. 227 ff)
Abrufbar unter http://www.schule-leiten.de/index.php/Aufbewahrung,_Aussonderung,_Archivierung_und_Vernichtung_des_amtlichen_Schriftgutes_vom_6._M%C3%A4rz_1986#6_Dauer_der_Aufbewahrungsfristen
 

Hinweise des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LFDI) zum Thema Verschlüsselung
Abrufbar unter https://www.datenschutz.rlp.de/themen/verschluesselung

Mustertext des LFDI für eine Datenschutzerklärung zur Nutzung privater Endgeräte durch Lehrkräfte
Abrufbar unter https://www.datenschutz.rlp.de/fileadmin/datenschutz/Dokumente/Datenschutzerklaerung_BYOD_Lehrer_final.pdf