Der Schulträger informiert die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der entgeltlichen und unentgeltlichen Schulbuchausleihe rechtzeitig über den Zeitpunkt und Ort der Übergabe an die Schülerinnen und Schüler. Schulträger und Schule vereinbaren gemeinsam die Termine, den Ablauf und den Ort der Ausgabe.

Schülerinnen und Schüler erhalten im Vorfeld der Ausgabe der Lernmittelpakete vonseiten der Schulen sogenannte Abholscheine, die zur Abholung des Leihpaketes ermächtigen und Informationen zu Ort und Zeitpunkt der Ausgabe der Lernmittel enthalten. Hier müssen sich Schulen und Schulträger im Vorfeld abstimmen, welche Informationen dem Abholschein beiliegen sollen.

Die Schulträger sind gemäß § 6 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln für die Erstellung von Lernmittelpaketen verantwortlich. Ebenso erfolgt die Ausgabe der Lernmittelpakete durch den Schulträger. Lernmittelpakete können sowohl von den Sorgeberechtigten als auch von den Schülerinnen und Schülern selbst (oder durch einen bevollmächtigten Dritten) entgegengenommen werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Schülerinnen und Schüler volljährig sind oder nicht. Die Entgegennahme des Lernmittelpakets wird per Unterschrift bestätigt, so dass eine Dokumentation über die Ausgabe der Lernmittel vorliegt.

Für die Ausgabe ist ein Ausleihschein in doppelter Ausfertigung auszudrucken. Dieser enthält alle Lernmittel, die der Schülerin oder dem Schüler am Ausgabetag übergeben werden. Die Eltern bzw. Schülerin oder der Schüler quittiert mit Unterschrift den ordnungsgemäßen Empfang der Lernmittel. Ein Ausleihschein wird an die Empfängerin oder den Empfänger des Paketes übergeben. Die Zweitausfertigung nimmt der Schulträger zu seinen Unterlagen.

Alle Schritte auf dem Weg von der Bestellung bis zur Ausgabe der Lernmittel müssen im Internetportal dokumentiert werden. Anleitungen hierzu und die entsprechenden Funktionen, stehen den Schulen und Schulträgern im entsprechenden Bereich des Internetportals zu Verfügung.