Die Bestellung der Lernmittel erfolgt nach § 7 Abs. 3 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die unentgeltliche Ausleihe von Lernmitteln durch die Schule (nicht durch den Schulträger) im Rahmen des ihr vom Schulträger zugewiesenen Budgets im Einvernehmen mit dem Schulträger.

Dies bedeutet:

• Die Schule (nicht der Schulträger) entscheidet über den Umfang der Sammelbestellung und die Vergabe des Lieferauftrags an eine oder mehrere Buchhandlungen ihrer Wahl. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter https://bildung.rlp.de/lmf/kompedium/rechtliche-grundlagen/vergaberecht.
• Die Schule informiert den Schulträger und gibt ihm alle erforderlichen Informationen über den beabsichtigten Auftrag.
• Der Schulträger weist der Schule das für die Bestellung erforderliche Budget zu, entscheidet, an welchen Ort die Anlieferung erfolgen soll und teilt dies der Schule mit. Sobald diese Voraussetzungen, die in geeigneter Weise aktenkundig zu machen sind, erfüllt sind, erteilt die Schule den Auftrag über die Lieferung der erforderlichen Lernmittel.

Im Zusammenhang mit der Beschaffung der Lernmittel durch die Schulen sind wir angesichts des Auftragsvolumens auch auf Haftungsfragen angesprochen worden.

Grundsätzlich ist eine Beamtin oder ein Beamter persönlich nur haftbar, wenn sie oder er vorsätzlich oder grob fahrlässig Amtspflichten verletzt. Zu diesen Amtspflichten gehört nach § 7 Abs. 3 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln die Bestellung der Lernmittel beim Buchhandel.

Bei der Auftragserteilung an den Buchhandel sind - wie bei sonstigen Rechtsgeschäften im Alltag - die üblichen Sorgfaltspflichten zu beachten. Dies bedeutet, dass der Gegenstand des Auftrags und die Lieferbedingungen eindeutig bestimmt sein müssen.

Bei Sammelbestellungen von Lernmitteln für den Schulunterricht, die zu Eigentum der öffentlichen Hand oder allgemein bildender Privatschulen, die den Status staatlich genehmigter Ersatzschulen besitzen, angeschafft werden, muss der Buchhandel nach § 7 Absatz 3 Satz 1 Buchpreisbindungsgesetzes (BuchPrG) Nachlässe auf den Bruttopreis gewähren. Für Rheinland-Pfalz gelten allerdings nicht die in § 7 Abs. 3 Satz 1 BuchPrG aufgeführten Nachlassstaffeln.

Gemäß § 7 Abs. 3 Satz 2 LernMFrhAuslV bestellen die rheinland-pfälzischen Schulen im Rahmen des ihnen zur Verfügung stehenden Budgets und im Einvernehmen mit dem Schulträger die Lernmittel beim Buchhandel. In diesen Fällen hat der Buchhandel auf jede Sammelbestellung den gesetzlich vorgeschriebenen Pauschalrabatt von 12 Prozent (§ 7 Absatz 3 Satz 2 BuchPrG) zu gewähren.
In Rheinland-Pfalz tritt somit bei jeder Sammelbestellung durch die Schule der 12-prozentige Pauschalrabatt an die Stelle der vorgenannten Nachlassstaffeln.

Eine Sammelbestellung liegt vor, wenn die Bestellung mindestens 11 Exemplare eines Titels (= ISBN) oder insgesamt mindestens 50 Exemplare verschiedener Titel umfasst.

Für die Rabattgewährung von 12 Prozent beachten Sie bitte Folgendes:
1. Bereits die Erst- bzw. Hauptbestellung für das neue Schuljahr muss die Kriterien einer Sammelbestellung erfüllen. Die Erst- bzw. Hauptbestellung kann nicht im Nachhinein durch Hinzurechnen der unter Ziffer 2 genannten Nachbestellungen zur Sammelbestellung werden.
2. Sofern die Erst- bzw. Hauptbestellung eine Sammelbestellung war, wird der Rabatt von 12 Prozent auch auf alle Nachbestellungen gewährt (auch wenn deren Bestellumfang keine Sammelbestellung ist), die bis zu vier Wochen von allgemeinbildenden Schulen bzw. bis zu sechs Wochen von berufsbildenden Schulen nach Schuljahresbeginn beim selben Buchhändler eingehen. Als Schuljahresbeginn gilt dabei der erste Schultag nach den Sommerferien.
3. Umfasst eine Bestellung weniger als 50 Exemplare verschiedener Titel, aber mehr als 11 Exemplare eines Titels, so wird der 12-prozentige Rabatt nicht auf alle bestellten Exemplare gewährt, sondern nur auf die Exemplare des Titels, von dem mindestens 11 Exemplare bestellt wurden.

Nachfolgende Beispiele sollen Ihnen helfen, vorgenannte Thematik Rabattgewährung auf eine Sammelbestellung besser zu verstehen.

Beispiel 1:
Schule A bestellte mit der Hauptbestellung für das Schuljahr 2023/2024 zunächst 9 Exemplare mit der ISBN 1-2023 bei der Buchhandlung X. Während der Ferien bestellt Schule A im Rahmen einer Nachbestellung nochmals 5 Exemplare der ISBN 1-2023 bei der Buchhandlung X.

Lösung:
Ein Rabatt nach § 7 Absatz 3 Satz 2 Buchpreisbindungsgesetz darf nicht gewährt werden, da die Hauptbestellung keine Sammelbestellung ist. Es liegt also keine Schulbuchsammelbestellung vor, zu der die Nachbestellung als zugehörig betrachtet werden kann.

Beispiel 2:
Schule A bestellt mit der Hauptbestellung jeweils 9 Exemplare mit den ISBN 1-2023, 2-2023, 3-2023, 4-2023, 5-2023 und 6-2023 (insgesamt 54 Exemplare) bei der Buchhandlung X. Während der Ferien bestellt Schule A im Rahmen einer Nachbestellung jeweils 1 Exemplar der ISBN 1 bis 6-2023 und 7 Exemplare der ISBN 7-2023 bei der Buchhandlung X.

Lösung:
Für die Hauptbestellung ist der Nachlass von 12% zu gewähren (54 Exemplare verschiedener Titel), wegen der Zugehörigkeit als Nachbestellung gibt es den Nachlass von 12% auch auf die nachbestellten 8 Exemplare, die für sich genommen die Kriterien einer Sammelbestellung nicht erfüllen würden.

Beispiel 3:
Schule A bestellt mit der Hauptbestellung 9 Exemplare mit der ISBN 1-2023 und 40 Exemplare mit der ISBN 2-2023 (insgesamt 49 Exemplare) bei der Buchhandlung X. Während der Ferien bestellt Schule A im Rahmen einer Nachbestellung jeweils 3 Exemplare mit den ISBN 1-2023 und 2-2023 (insgesamt 6 Exemplare) bei der Buchhandlung X.

Lösung:
Aus dem Hauptauftrag sind die 40 Exemplare der ISBN 2-2023 nachlassberechtigt (mehr als 11 Exemplare), auf die 9 Exemplare der ISBN 1-2023 gibt es keinen Nachlass, weil weniger als 11 Exemplare bestellt werden und auch in der Summe aller Titel die Mindestzahl von 50 nicht erreicht wird.
Die Nachbestellung der drei Exemplare ISBN 2-2023 wird dem nachlassberechtigten Hauptauftrag hinzugerechnet, auch für diese Exemplare gibt es 12% Rabatt.
Die drei Exemplare der ISBN 1-2023 erhalten keinen Nachlass, weil der zugehörige Hauptauftrag von 9 Exemplaren keine Schulbuchsammelbestellung war.

Beispiel 4:
Schule A bestellt mit der Hauptbestellung 9 Exemplare mit der ISBN 1-2023 und 10 Exemplare mit der ISBN 2-2023 (insgesamt 19 Exemplare) bei der Buchhandlung X. Während der Ferien bestellt Schule A im Rahmen einer Nachbestellung 12 Exemplare mit den ISBN 1-2023 bei der Buchhandlung X.

Lösung:
Die Hauptbestellung von 9 bzw.10 Exemplaren ist keine Sammelbestellung und daher nicht nachlassberechtigt. Sie wird es auch nicht rückwirkend durch die Nachbestellung, weil keine Schulbuchsammelbestellung vorlag, zu der die Nachbestellung hinzugerechnet werden kann.
Die Nachbestellung von 12 Exemplaren der ISBN 1-2023 ist für sich gesehen eine Sammelbestellung (mindestens 11 Exemplare eines Titels) und erhält also die 12% Rabatt.

Von der Rabattgewährung generell ausgeschlossen sind Lehrerhandbücher, Kopiervorlagen oder andere Druckschriften für die Hand der Lehrerin oder des Lehrers, auch wenn sie sich auf ein im Rahmen der Schulbuchausleihe eingeführtes Lehrwerk beziehen.

Weiterführende Informationen zur Rabattgewährung entnehmen Sie bitte den Merkblättern des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels, die Sie unter nachfolgendem Link auswählen können: https://www.boersenverein.de/beratung-service/recht/vergaberecht-schulbuchgeschaeft/.

Weiterhin gibt Ihnen das Diagramm, welches Sie sich unter dem u. s. Link oder als PDF aufrufen können, einen Überblick über die wesentlichen Fragen, Bestellschritte sind schematisch dargestellt und helfen, einen Einstieg ins Thema zu finden und Frequently Asked Questions schnell zu beantworten (Quelle: Börsenverein des Deutschen Buchhandels Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland; erstellt am 06.11.2023, Link: https://www.boersenverein-hrs.de/boersenverein/aktuelles/details/diagramm-schulbuchbeschaffung/).

Der Buchhändler darf im Zusammenhang mit der Lieferung preisgebundener Bücher nur solche Serviceleistungen ohne Aufpreis erbringen, die handelsüblich sind. Zu den handelsüblichen Serviceleistungen, die ohne Aufpreis erbracht werden dürfen, gehört zum Beispiel die Lieferung frei Anlieferungsstelle. Nicht handelsübliche Nebenleistungen dürfen nur gegen ein gesondertes Entgelt erbracht werden, andernfalls liegt ein Verstoß gegen das Buchpreisbindungsgesetz vor.

Sämtliche Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Beschaffung der Lernmittel (z. B. Etikettierung der Lernmittel, Konfektionierung der Schulbuchpakete usw.) fallen in die Verantwortungssphäre des Schulträgers (nicht der Schule).

Solche Serviceleistungen dürfen nicht mit der Bestellung der Lernmittel durch die Schule verknüpft werden, sondern müssen gesondert unter Beachtung der einschlägigen Vergaberichtlinien vom jeweiligen Schulträger in Auftrag gegeben werden.

Verstößt ein Schulträger gegen diese Bestimmungen, setzt er sich dem Risiko aus, als Störer im Wettbewerb auf Unterlassung in Anspruch genommen zu werden; dies gilt entsprechend für Buchhändler, wenn sie als Dienstleister für einen Schulträger tätig werden und dabei versteckte Preisnachlässe gewähren.

Vor der Bestellung der Bücher beim Buchhandel besteht häufig Ungewissheit, ob die Zahl der bestellten Bücher tatsächlich benötigt wird. Möglicherweise fällt die Prognose zu hoch aus oder Schülerinnen und Schüler ziehen die Anmeldung zur Ausleihe zurück.

Grundsätzlich besteht kein Anspruch auf Rücknahme überzähliger Bücher durch den Buchhandel. Wenn der Buchhandel dies dennoch tut, geschieht dies in der Regel aus Kulanz, es sei denn, die Modalitäten der Rücknahme wurden bereits bei der Bestellung vereinbart. Solche Vereinbarungen können dazu beitragen, dass übermäßig große Reservebestände vermieden werden.

Unmittelbar nach erfolgter Beschaffung müssen alle neuen Lernmittel im Schulträgerportal inventarisiert werden.  Damit wird es ermöglicht, dass zu jeder Zeit festgestellt werden kann, welche Bücher vorhanden sind.

Ferner kann im Abgleich mit den an die Schülerinnen und Schüler ausgeliehenen Exemplaren (eingescannte Leihscheine) festgestellt werden, welche Reservebestände sich im Depot befinden.

Auf Grundlage der Daten über die inventarisierten Bücher erfolgt des Weiteren die Abrechnung der Beschaffungskosten für die Lernmittel zwischen Schulträger und Land.