Für die Verwaltung der Lernmittelbestände ist der Schulträger zuständig. Er sorgt für die Inventarisierung der Lernmittel nach ihrer Beschaffung und stellt das hierfür notwendige Personal zur Verfügung.

Auf Grundlage der Bedarfsermittlung der Schulen werden die Bestellungen in Absprache mit dem Schulträger in Auftrag gegeben. Die hierauf erfolgenden Lieferungen müssen seitens der Schulträger mit einem Exemplarbarcode versehen und inventarisiert werden. Anschließend werden aus dem Lernmittelbestand des Schulträgers die Ausleihpakete bestückt.

Bei der Rückgabe der Lernmittel werden diese auf ihre weitere Verwendbarkeit hin überprüft und der jeweils festgestellte Zustand im Portal vermerkt. Beschädigte sowie abhanden gekommene Exemplare werden aus dem System gebucht.