Das Land erstattet den Schulträgern die Kosten für die angeschafften Lernmittel sowie den ihnen durch die Schulbuchausleihe verursachten Verwaltungsmehraufwand in Form einer Verwaltungskostenpauschale (vgl. §§ 7, 9 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln vom 16. April 2010).

Die Anschaffungskosten für die beim Buchhandel bestellten Lernmittel können die Schulträger jederzeit mittels eines Ihnen im Schulträgerportal zur Verfügung stehenden Haushaltsmittelantrages bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion Trier geltend machen. Diese entscheidet hierüber i. d. R. innerhalb von 14 Tagen nach Antragstellung.

Die von den Schulträgern vereinnahmten Schadensersatzzahlungen und Leihentgelte sind ans Land abzuführen. Der Termin, bis zu dem diese Einnahmen an die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion Trier zu überweisen sind, wird vom zuständigen Ministerium jährlich im Terminplan der Schulbuchausleihe bekanntgegeben. Er liegt in der Regel wenige Wochen nach dem Abbuchungstermin des Leihentgelts für die Ausleihe gegen Gebühr.

Die Abrechnung der Schulträger mit dem Land erfolgt mittels eines von den Trägern jährlich zu erstellenden Verwendungsnachweises. Darin haben die Schulträger die von ihnen getätigten Ausgaben (Verwaltungskostenpauschale und Lernmittelausgaben) und tatsächlich erhaltenen Einnahmen (Leihentgelt und Schadenersatz) darzustellen. Hierfür steht den Trägern im Schulträgerportal unter dem Menüpunkt „Abrechnungsverfahren – Verwendungsnachweis“ ein Tool zur Verfügung, mit dem sie den Verwendungsnachweises erstellen können.
Der Zeitpunkt zur Vorlage des Verwendungsnachweises wird vom zuständigen Ministerium jährlich im Terminplan der Schulbuchausleihe bekannt gegeben.

Weiterhin müssen die Schulträger nach § 70 Abs. 5 Schulgesetz (SchulG) und § 5 Abs. 4 Satz 2 LernMFrhAuslV die vereinnahmten Leihentgelte und Schadenersatzforderungen ans Land bis zum vorgesehenen Termin unter Angabe des Zahlungsgrundes (Leihentgelt bzw. Schadenersatz für das Schuljahr xy) überweisen an die

Landesoberkasse – Außenstelle Trier –
Bundesbank Koblenz
IBAN: DE15 5700 0000 0057 0015 13
BIC: MARKDEF1570.