Grundsätzlich regeln § 70 Abs. 3 des Schulgesetzes und § 5 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln, dass Schulbücher und sie ersetzende Druckschriften, die über einen Zeitraum von mehr als drei Schuljahren von einer Schülerin oder einem Schüler genutzt werden, nicht im Rahmen der entgeltlichen Ausleihe verliehen werden können (sie werden allerdings den an der unentgeltlichen Ausleihe Teilnehmenden kostenlos zur Verfügung gestellt).

Es gibt z. B. im Bereich der Naturwissenschaften oder im Fach Musik Schulbücher, die für den Gebrauch in den Klassenstufen 7 bis 10 konzipiert sind und ihre Eignung für die Verwendung in den Klassenstufen 7 bis 10 im Schulbuchkatalog aufgeführt ist.

Im Rahmen der Kontingentstundentafel ist es der Schule möglich, die zur Verfügung stehenden Stunden für die Klassenstufen 7 bis 10 innerhalb bestimmter Grenzen auf die einzelnen Klassenstufen so zu verteilen, dass eines (oder mehrere) dieser Fächer nur innerhalb von drei Schuljahren unterrichtet wird (z. B. Biologie in Klassenstufe 7, 8 und 10). 

Es stellt sich die Frage, ob ein Schulbuch, das lediglich in den Klassenstufen 7, 8 und 10 zum Einsatz kommt, aber laut Schulbuchkatalog grundsätzlich zur Verwendung in den Klassenstufen 7, 8, 9 und 10 geeignet ist, gegen Entgelt ausgeliehen werden darf oder nur Teil des Lernmittelpakets für die an der Lernmittelfreiheit Teilnehmenden ist. 

Maßgeblich ist die tatsächliche Nutzungsdauer der Schulbücher. Die Nutzungsdauer beschreibt die Dauer in Schuljahren, in denen das Buch im Unterricht verwendet wird. Schulen müssen daher festlegen, in welchen Klassenstufen das Schulbuch zum Einsatz kommen soll (beispielsweise in den Klassenstufen 7, 8 und 10 = 3 Jahre) oder ob die zu beschaffenden Bände über mehr als drei Schuljahre (beispielsweise in den Klassenstufen 7, 8, 9 und 10 = 4 Jahre) genutzt werden. Diese Festlegungen hat Folgen für die Verwendung im Rahmen der Lernmittelfreiheit (unentgeltliche Ausleihe) und der Ausleihe gegen Entgelt:

Haben Schulen sich bezüglich der Verwendungsdauer für einen Schülerjahrgang in Jahrgangsstufe 7 festgelegt, darf diese Festlegung nicht mehr verändert werden, bis der betroffene Schülerjahrgang die Jahrgangsstufe 10 vollendet hat. Für nachfolgende Schülerjahrgänge, darf eine davon abweichende Verwendungsdauer gewählt werden, die ihrerseits jedoch bis zum Ende der Jahrgangsstufe 10 dieses Schülerjahrgangs Bestand haben muss.

Schulbücher, deren Nutzungsdauer drei Schuljahre überschreitet, sind von der entgeltlichen Ausleihe ausgenommen und werden ausschließlich Schülerinnen und Schülern zur Verfügung gestellt, denen Lernmittelfreiheit in Form der unentgeltlichen Ausleihe gewährt wurde. Eltern, die an der entgeltlichen Ausleihe teilnehmen, müssen diese Schulbücher dann selbst und auf eigene Kosten beschaffen.

Der passwortgeschützte Bereich des Internetportals bietet Schulen bei der Erstellung der Schulbuchlisten die Möglichkeit, die Nutzungsdauer durch das Anklicken der Klassenstufen, in denen das Lernmittel verwendet wird, festzulegen.