Von der Bestellung der Lernmittel, die durch Schulen auf Basis des errechneten Bedarfs an Lernmitteln erfolgt, bis zur Aushändigung eines konkreten Lernmittelpakets an die Schülerinnen und Schüler, sind verschiedene Arbeitsschritte zu erledigen. Bei der Erledigung dieser Schritte ist es unerlässlich, dass Schulträger und Schulen in allen Fragen der Organisation des Ausleihverfahrens eng zusammenarbeiten.

Die Schulträger sind gemäß § 6 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln für die Erstellung von Lernmittelpaketen verantwortlich.

Schülerinnen und Schüler erhalten im Vorfeld der Ausgabe der Lernmittelpakete sogenannte Abholscheine, die die konkreten Titel der zu erhaltenden Lernmittel und Informationen zu Ort und Zeitpunkt der Ausgabe der Lernmittel enthalten.  

Lernmittelpakete können sowohl von den Sorgeberechtigten als auch von den Schülerinnen und Schülern selbst (oder durch einen bevollmächtigten Dritten) entgegengenommen werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Schülerinnen und Schüler volljährig sind oder nicht. Die Entgegennahme des Lernmittelpakets wird per Unterschrift bestätigt, so dass eine Dokumentation über die Ausgabe der Lernmittel vorliegt.

Alle Schritte auf dem Weg von der Bestellung bis zur Ausgabe der Lernmittel müssen im Internetportal dokumentiert werden. Anleitungen hierzu und die entsprechenden Funktionen, stehen den Schulen und Schulträgern im entsprechenden Bereich des Internetportals zu Verfügung.