Zum 07.09.2021 ist die neue Verwaltungsvorschrift "Öffentliches Auftragswesen Rheinland-Pfalz" in Kraft getreten. Für die Beschaffung gedruckter Lernmittel ist die VV zum 1. August 2022 in Kraft getreten, sodass ab dem Schuljahr 2023/2024 nach Nr. 5.1 der Verwaltungsvorschrift Öffentliches Auftrags- und Beschaffungswesen in Rheinland-Pfalz ein einfaches wettbewerbsoffenes Verfahren durchzuführen ist. Nach § 7 Absatz 3 Satz 2 Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln (LernMFrhAuslV) bestellt die Schule die Lernmittel im Einvernehmen mit dem Schulträger im Rahmen des ihr von ihm zugewiesenen Budgets. Aufgrund dieser gesetzlichen Regelung muss jede Schule künftig selbst bei gedruckten Lernmitteln ein wettbewerbsoffenes Verfahren durchführen, wenn deren Bestellvolumen während eines Schuljahres den Wert von 10.000,- €uro netto übersteigt. Wird dieser Auftragswert nicht erreicht, kann die Schule mit der Haupt- und allen Nachbestellungen eine Buchhandlung direkt beauftragen.

Die Schulen werden, da sie regelmäßig mit vergaberechtlichen Prozessen weniger vertraut sind, im Falle der Durchführung eines wettbewerbsoffenen Verfahrens zur Beschaffung gedruckter Lernmittel von ihrem Schulträger unterstützt (von der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes bis zur Auftragserteilung). Bei den Schulträgern ist im Regelfall eine zentrale Vergabestelle eingerichtet, die über das notwendige Know-how verfügt. Zu beachten ist, dass nach § 7 Absatz 3 Satz 2 LernMFrhAuslV die Schulleitung der obsiegenden Buchhandlung den Lieferauftrag erteilt bzw. einen möglicherweise über mehrere Jahre abzuschließenden Rahmenvertrag unterzeichnet.

Damit Schule und Schulträger gemeinsam den Bestellbedarf für ein Schuljahr frühzeitig und verlässlich prognostizieren können, steht ihnen am 15. Januar jeden Jahres im Portal ein Bericht zum Download zur Verfügung, in dem ihr individuelles schuljahresbezogenes Bestellvolumen seit dem Schuljahr 2016/2017 aufgeführt ist. Anhand dieser Daten können Schulen und Schulträger verlässlich entscheiden, ob die jeweilige Schule für die von ihr für das neue Schuljahr zu beschaffenden gedruckten Lernmittel ein wettbewerbliches Verfahren durchführen muss.

Mit dem wettbewerbsoffenen Vergabeverfahren selbst kann ab dem 01. April jeden Jahres begonnen werden. Hierfür wird Schulen und Schulträgern im Portal ein Bericht zur Verfügung gestellt, in dem die für das neue Schuljahr prognostizierte Brutto-Anschaffungssumme für gedruckte Lernmittel und die voraussichtliche Anzahl der am Bestandssystem Schulbuchausleihe teilnehmenden Schülerinnen und Schüler aufgeführt sind (automatisch erstellt durch das System der Schulbuchausleihe).

Der Bericht kann ausgedruckt und nach Prüfung auf Geeignetheit (durch den Schulträger) im Regelfall als Leistungsverzeichnis verwendet werden. Es ist zwingender Bestandteil der Vergabeunterlagen.
Nach Angaben des für das Vergabeverfahren zuständigen Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau, kann das wettbewerbsoffene Verfahren innerhalb eines Zeitraums von drei Wochen abgeschlossen werden (damit rund zwölf Wochen und somit rechtzeitig vor der Erstbestellung für das neue Schuljahr). Somit hat der Schulträger nach Beendigung des Vergabeverfahrens ausreichend Zeit um die Rücknahme der rückgabepflichtigen Lernmittel vorzubereiten und die Paketierung der Buchpakete für das neue Schuljahr durchzuführen.

In den Vergabeunterlagen sind die potenziellen Bieter unter anderem darauf hinzuweisen, dass das tatsächliche Beschaffungsvolumen als auch das jeweilige Auftragsvolumen zum Vergabezeitpunkt nicht endgültig feststeht und das Vergabeverfahren daher mit prognostizierten Werten erfolgt ist und somit bei der Bestellung Abweichungen nach oben oder unten möglich sind.

Bitte beachten Sie: Die Bestellung der im Rahmen der Lernmittelfreiheit/Schulbuchausleihe benötigten Lernmittel erfolgt wie bisher durch die Schule und ausschließlich mittels der ihr im Schulportal vom System zur Verfügung gestellten Bestelllisten bei der obsiegenden Buchhandlung.

Die haushaltrechtlichen Vorschriften des Landes und der Kommunen gelten nicht für Privatschulen und ihre Träger. Demzufolge müssen diese Schulen auch kein Vergabeverfahren bei der Beschaffung von preisgebundener Literatur durchführen. 

Die für die Beschaffung von Lernmitteln zu beachtende Verwaltungsvorschrift Öffentliches Auftragswesen in Rheinland-Pfalz (Nr. 5.1 Aufträge für preisgebundene Literatur), können Sie sich hier herunterladen. 

Ausführliche Informationen zur Reform des Vergaberechts unterhalb der EU-Schwellenwerte enthält die Seite "Nationale Vergabeverfahren" der Internetpräsenz des Ministeriums für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau. Sie können diese Informationen unter nachfolgendem Link abrufen: Nationale Vergabeverfahren

Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e. V., Landesverband Hessen, Rheinland-Pfalz-Saarland, hat zum Vergaberecht ein Merkblatt veröffentlicht, das Sie sich auf nachfolgender Seite herunterladen können:
https://www.boersenverein-hrs.de/boersenverein/aktuelles/details/webinar-schulbuchbeschaffung-in-rheinland-pfalz/