Die Ausleihe eines Schulbuchs ist in der Regel auf drei Schuljahre, maximal sechs Schuljahre begrenzt. Spätestens nach sechs (Schul-) Jahren Nutzung wird jedes Schulbuch, das im Rahmen der Schulbuchausleihe beschafft wurde, durch ein neues Buch ersetzt. Damit soll einerseits sichergestellt werden, dass sich die für die Ausleihe zur Verfügung stehenden Lernmittel in einem Erhaltungszustand befinden, der für die Eltern sowie die Schülerinnen und Schüler akzeptabel ist. Es wird dadurch ebenfalls garantiert, dass die Schulbuchinhalte aktuell bleiben.

Ein Ausleihzyklus beschreibt die maximale „Lebensdauer“ eines Lernmittels im Rahmen der Schulbuchausleihe.

Die Dauer eines Ausleihzyklus richtet sich nach der maximalen Anzahl der Ausleihvorgänge (drei bei Ein- und Zweijahresbänden sowie zwei bei Dreijahresbänden) multipliziert mit der jeweiligen Nutzungsdauer des Buches durch eine Schülerin oder einen Schüler (ein, zwei oder drei Schuljahre).

Es ist zwischen dem allgemeinen Ausleihzyklus eines eingesetzten Lehrwerks bezogen auf eine bestimmte ISBN zu unterscheiden und dem individuellen Ausleihzyklus eines einzelnen Exemplars dieser ISBN. Der allgemeine Ausleihzyklus einer ISBN an einer Schule kann beispielsweise bereits abgeschlossen sein, während einzelne Exemplare dieser ISBN noch nicht dreimal verliehen wurden, weil im Laufe des Ausleihzyklus Ersatz für beschädigte Exemplare nachbestellt werden musste.

Der allgemeine Ausleihzyklus bestimmt auch den (wirtschaftlichsten) Zeitpunkt, zu dem ein Schulbuchwechsel in einem Fach in der Regel stattfinden darf.

Die Dauer des allgemeinen Ausleihzyklus eines Schulbuches korrespondiert mit der im Lernmittelkatalog angegebenen Lieferbarkeitszusage des Verlages und beträgt bei Einjahresbänden mindestens drei Jahre und bei Zwei- und Dreijahresbänden mindestens sechs Jahre. 

Lernmittel müssen grundsätzlich gemäß Schulbuchkatalog verwendet werden, d. h. beispielsweise nur in den für einen bestimmten Titel angegebenen Schularten oder Klassenstufen.

• Dreijährig genutzte Vierjahresbände (u. a. durch Anwendung der Kontingentstundentafel in den Naturwissenschaften bedingt)
• G-8-Gymnasien (stärkere Progression der Unterrichtsinhalte)
• BeGys-Klassen (Überspringen einer Klassenstufe, Verdichtung der Unterrichtsinhalte)
• Latein-Plus-Klassen (geringe Anzahl an Stunden gemäß Stundentafel für den Englischunterricht)
• (vorgezogene) 2. Fremdsprache 

Informationen darüber, was mit den Büchern geschehen soll, nachdem ihr Ausleihzyklus abgeschlossen ist, finden Sie hier: Verwendung der Lernmittel nach Abschluss ihrer vorgesehenen Nutzungsdauer