Schulträger prüfen und entscheiden eigenverantwortlich, ob in einem konkreten Fall ein Schadensersatzanspruch geltend zu machen ist. Sie sind auch für den Einzug des Schadensersatzes verantwortlich.

In den Fällen, in denen ein Schulbuch aufgrund gravierender Mängel im Schulträgerportal unter „Exemplarmanagement – Paket / Buchrücknahme“ in der Spalte „Weiterverwendung des Buches“ mit dem Zustand „nicht mehr verwendbar“ oder „nicht mehr vorhanden“ bewertet wurde, ist eine Schadensersatzprüfung durchzuführen.

Wurde ein Buch so sehr beschädigt, dass es vor Ablauf seiner vorgesehenen Verwendungsdauer nicht mehr an weitere Schülerinnen und Schüler ausgeliehen werden kann, hat die ausleihende Person (Schuldner) gegen die allgemeinen Teilnahmebedingungen (Pflicht zur pfleglichen Behandlung des Buches) der Schulbuchausleihe verstoßen. Gleiches gilt, wenn das Buch nicht zurückgegeben wird. In jedem dieser Fälle muss der Schulträger vom Schuldner einen Schadensersatz fordern.

Schuldner bzw. ausleihende Person sind bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern die Sorgeberechtigten, bei Volljährigen diese selbst (§ 70 Abs. 3 Schulgesetz und § 5 Abs. 4 Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln).

Durch den Schadensersatz soll dem Schulträger der entstandene Schaden ersetzt werden. Grundlage für einen eventuellen Schadensersatzanspruch sind die §§ 249, 276 und 280 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), die entsprechend Anwendung finden.

Erklären die Eltern oder volljährigen Schülerinnen und Schüler, dass die Pflichtverletzung nicht von ihnen zu vertreten sei, müssen sie dies dem Schulträger gegenüber nachweisen.

Bei Eltern oder volljährigen Schülerinnen und Schülern liegt grundsätzlich fahrlässiges Verhalten vor, wenn gegen die Ausleihpflichten verstoßen wurde. Wasserschäden durch starken Gewitterregen, Verunreinigungen der Lernmittel durch unsachgemäße Lagerung, Diebstahl unbeaufsichtigt zurückgelassener Lernmittel im Klassensaal usw. sind keine Gründe, die Fahrlässigkeit ausschließen.

Liegt jedoch tatsächlich ein Sachverhalt vor, bei dem nachweislich und ausschließlich eine dritte Person (Verursacher) für die Beschädigung oder den Verlust eines Lernmittels verantwortlich ist, hat der Schulträger beim Verursacher Schadensersatz geltend zu machen. Lässt sich der vom Schuldner vorgetragene Sachverhalt nicht eindeutig klären, so ist die ausleihende Person für den Schaden haftbar.

Dies gilt auch für die Fälle, in denen die Person, die den Schaden verursacht haben soll, nicht bekannt ist und nicht ermittelt werden kann. 

Zur Bemessung der Höhe der Schadensersatzforderung, ist der jeweilige Zeitwert des in der Ausleihe befindlichen Schulbuches zugrunde zu legen. Der Zeitwert beschreibt den aktuellen Ladenpreis eines Lernmittels laut Schulbuchkatalog, der bei Eintritt des Schadensfalls gültig ist und unter Beachtung der restlichen Nutzungsdauer des in der Ausleihe befindlichen Lernmittels. Das heißt, je häufiger ein Lernmittel bereits ausgeliehen war, desto geringer ist sein Zeitwert aufgrund seiner verbleibenden Nutzungsdauer für die Ausleihe.

Ist ein Buch während des Schuljahres, unabhängig vom Grund, nicht mehr auffindbar oder verwendbar und wird der Schülerin, dem Schüler ersatzweise ein neues Buch ausgeliehen, ist bei der Ermittlung des Schadensersatzes zum Zeitwert ein Drittel (Jahresband) bzw. ein Sechstel (Zwei- oder Dreijahresband) usw. entgangene Ausleihgebühr hinzuzurechnen.

Alternativ dazu ist es ebenfalls zulässig, dass die Ausleihenden selbst einen Ersatz leisten, indem sie im Buchhandel ein neues (nicht gebrauchtes) Lernmittel mit gleicher ISBN-Nummer anschaffen und beim Schulträger zusammen mit dem Kaufbeleg vorlegen. Das Buch ist vor Verwendung durch den Schulträger zu inventarisieren und muss der Schülerin oder dem Schüler zugeordnet werden.

Entspricht der zu zahlende Betrag dem "aktuellen Ladenpreises" des Buches, steht es dem Schulträger frei zu entscheiden, welche Form des Schadensersatzes im Einzelfall zweckmäßig ist, d. h. den geringsten Verwaltungsaufwand bedeutet. Die Dokumentation im Portal und die Quittierung der Entgegennahme des neuen Exemplars durch die Schülerin oder den Schülers sind dabei jedoch unerlässlich. Ist der zu zahlende Schadensersatz geringer als der aktuelle Ladenpreis, ist in jedem Fall die Zahlung eines Schadensersatzes und nicht die Ersatzbeschaffung eines Exemplars durch die Ausleihenden zweckmäßig.

Die Lernmittel, für die Schadensersatz geleistet wurde, sind mit der Leistung des Schadensersatzes refinanziert. Die beschädigten Lernmittel können den Schülerinnen und Schülern somit anschließend überlassen werden, falls dies gewünscht wird. 

Im Schulträgerportal steht den Schulträgern ein Modul zur Verfügung, mit Hilfe dessen der zu zahlende Schadensersatz im Einzelfall berechnet wird. Bei der Bearbeitung von Schadensersatzfällen durch den Schulträger ist dieses Modul verbindlich zu nutzen. 

Es ist zu unterscheiden zwischen der Gebühr aus dem öffentlich-rechtlichen Benutzungsverhältnis (§ 5 Abs. 6 Lernmittelverordnung), die subordinationsrechtlicher Natur ist, und dem Schadensersatzanspruch (§ 7 Absatz 5 Satz 5 Lernmittelverordnung). Dieser erschöpft sich wie die Schadensersatzansprüche bürgerlichen Rechts in der Zweckbestimmung, einen Schaden auszugleichen.  

Für solche öffentlich-rechtliche Streitigkeiten gilt die spezielle Rechtswegzuweisung des § 40 Absatz 2 Satz 1  Alt. 3 Verwaltungsgerichtsordnung. Danach ist für Schadensersatzansprüche aus der Verletzung öffentlich-rechtlicher Pflichten der ordentliche Rechtsweg gegeben.