Der Rechnungshof Rheinland-Pfalz hat in der Zeit von Dezember 2016 bis November 2018 das System der Schulbuchausleihe zum zweiten Mal geprüft. In seiner Prüfungsmitteilung vom 19.11.2018 hat der Rechnungshof dem Ministerium für Bildung unter anderem empfohlen, mit den kommunalen Spitzenverbänden eine Vereinbarung zu treffen, wie mit den Verlusten von Lernmittelexemplaren beim Schulträger umzugehen ist.

Die in der Prüfungsmitteilung enthaltenen Empfehlungen des Rechnungshofs waren Inhalt mehrerer Beratungen zwischen dem Ministerium für Bildung und den kommunalen Spitzenverbänden.

In ihrem Abschlussgespräch am 8. April 2019 haben das Ministerium für Bildung und die kommunalen Spitzenverbände einvernehmlich unter anderem vereinbart, dass die Schulträger ab dem Jahr 2020 an das Land einen Schadensersatz zahlen müssen für in Verlust geratene Lernmittelexemplare.

Grundlage für die Berechnung des Schadensersatzes ist das Ergebnis der jährlich von den Schulträgern durchzuführenden Inventur (Anzahl der Lernmittelexemplare, die nach Abschluss der Inventur dem Fehlbestand zugeordnet werden). Ein Schulträger muss an das Land jedoch nur dann eine Entschädigung zahlen, sofern seine Fehlbestandsquote nach Abschluss der Inventur mehr als zwei Prozent beträgt. Er muss in diesem Fall aber nicht für alle Lernmittelexemplare Schadensersatz leisten. Nicht von der Schadenersatzpflicht betroffen ist die Anzahl der Lernmittelexemplare, die dem Grenzwert von zwei Prozent entspricht (siehe hierzu Beispiel am Ende des Informationstextes).

Vor dem verbindlichen Abschluss der Inventur wird der Schulträger im System darüber informiert, wie hoch seine Fehlbestandsquote ist. Überschreitet diese den Wert von zwei Prozent wird der Schulträger zudem über die tatsächliche Anzahl der schadensersatzpflichtigen Lernmittelexemplare sowie die Höhe des von ihm ans Land zu leistenden Schadensersatzes informiert. Anhand dieser Information kann der Schulträger bis zum Tag des verbindlichen Abschlusses der Inventur (enthalten im jährlich vom Ministerium für Bildung veröffentlichten verbindlichen Zeitplan der Schulbuchausleihe) entscheiden, ob er die Inventur verbindlich abschließt oder den Bestand seines Depots nochmals überprüfen will, um seine Fehlbestandsquote im Idealfall auf maximal zwei Prozent zu verringern. Sofern die Fehlbestandsquote zum Zeitpunkt des Inventurabschlusses mehr als zwei Prozent beträgt, wird der gegenüber dem Land fällige Schadensersatz automatisch in den nächsten, vom Schulträger zu erstellenden Verwendungsnachweis übertragen.

Für die Berechnung der Fehlbestandsquote und des Schadensersatzes sind nachfolgende Parameter maßgeblich:

1.  Auspflegen des aktuellen Fehlbestands
Nur im Jahr 2020 werden mit dem Start der Inventur für das Schuljahr 2019/2020 alle im Lernmittelbestand des Schulträgers als Fehlbestand deklarierten Lernmittelexemplare aus dem System ausgepflegt (die Anzahl dieser Lernmittelexemplare ist aktuell im Bericht „Fehlbestand“ unter dem Menüpunkt „Dauerhafte Bestandsführung – Berichte – Fehlbestand“ einsehbar).

2.  Anfangsstand der im Rahmen der Inventur einzuscannenden Exemplare
Anzahl aller als verwendbar gekennzeichneter Lernmittelexemplare, die zum Start der Inventur laut System im Depot des Schulträgers gelagert sind.

3.  Schlussstand des Depots
Nach verbindlichem Abschluss der Inventur: Anzahl der Lernmittelexemplare, die während der Inventur im Depot vorhanden waren und eingescannt wurden.

4.  Fehlbestand
Der Fehlbestand ist die Differenz zwischen dem Anfangsstand (siehe Ziffer 2) und dem Schlussstand (siehe Ziffer 3) des Depots.

5.  Fehlbestandsquote
Darstellung des unter Ziffer 4 aufgeführten Fehlbestands als Prozentwert.

6. Maximal zulässige Fehlbestandsquote
Sie beträgt zwei Prozent.

7.  Anzahl der nicht schadensersatzpflichtigen Exemplare
Berechnung: Anfangsstand (siehe Ziffer 2) multipliziert mit der maximal zulässigen Fehlbestandsquote (siehe Ziffer 6).

8.  Anzahl der schadensersatzpflichtigen Exemplare
Berechnung: Fehlbestand (siehe Ziffer 4) minus Anzahl der nicht schadensersatzpflichtigen Exemplare (siehe Ziffer 7)

9.  Gesamtrestwert des Fehlbestands
Berechnung: Addition der Restwerte aller im Fehlbestand enthaltenen Lernmittelexemplare. Das System berechnet diesen Wert. Grundlage dafür ist das individuelle Exemplarkonto jedes Lernmittelexemplars. Der Restwert jedes im Fehlbestand (siehe Ziffer 4) enthaltenen Lernmittelexemplars wird ermittelt aus dessen Anschaffungspreis minus dessen virtuelles Entgeltkonto.

10. Durchschnittlicher Restwert je Lernmittelexemplar des Fehlbestands
Berechnung: Gesamtrestwert des Fehlbestands (siehe Ziffer 9) dividiert durch den Fehlbestand (siehe Ziffer 4).

11. Berechnung des fälligen Schadensersatzes
Berechnung: Durchschnittlicher Restwert je Lernmittelexemplar des Fehlbestands (siehe Ziffer 10) multipliziert mit der Anzahl der schadensersatzpflichtigen Exemplare (siehe Ziffer 8). 

Beispiel zu vorgenanntem Sachverhalt:
1) Anfangsstand: Zum Start der Inventur sollen sich laut System 200 Exemplare im Depot befinden.
2) Schlussstand: Nach Abschluss der Inventur befinden sich nur noch 160 Exemplare im Depot.
3) Maximal zulässige Fehlbestandsquote: 2 Prozent
4) Anzahl nicht schadensersatzpflichtiger Exemplare: 4 Exemplare (Ziffer 1 mal 2% = 200 x 2%)
5) Fehlbestand: 40 Exemplare (Ziffer 1 minus Ziffer 2 = 200 minus 160)
6) Fehlbestandsquote: 20 Prozent (Ziffer 2 in Prozent)
7) Anzahl der schadensersatzpflichtigen Exemplare: 36 Exemplare (Ziffer 5 minus Ziffer 4)
8) Restwert des tatsächlichen Fehlbestands von 40 Exemplaren: 150,- €

Berechnung des durchschnittlichen Restwertes pro Exemplar des tatsächlichen Fehlbestandes
Restwert dividiert durch tatsächlichen Fehlbestand
150,- € dividiert durch 40 Exemplare = 3,75 € durchschnittlicher Restwert je Exemplar

Berechnung der Höhe des Schadensersatzes
Durchschnittlicher Restwert je Exemplar multipliziert mit der Anzahl der schadensersatzpflichtigen Exemplare
3,75 € mal 36 Exemplare = 135,- € zu leistender Schadensersatz durch den Schulträger.