Bei der Rücknahme der Lernmittel ist der Zustand der einzelnen Lernmittel zu überprüfen. Dabei ist festzustellen, ob ein Lernmittel in einem Zustand zurückgegeben wurde, der eine weitere Verwendung zulässt. Wurde ein Lernmittel nicht oder in einem Zustand zurückgegeben, der eine weitere Verwendung nicht mehr zulässt, so dass für das Lernmittel vorzeitig Ersatz beschafft werden muss, ist vom Schulträger zu prüfen, ob Schadensersatz zu leisten ist. (Vorzeitig bedeutet in diesem Zusammenhang, vor Vollendung eines kompletten Ausleihzyklus.)

Erfahrungen aus anderen Bundesländern zeigen, dass es empfehlenswert ist, die Prüfung des Zustands direkt bei der Rückgabe der Lernmittel durchzuführen. Dabei lassen sich durch eine kurze Begutachtung des Lernmittels (einmal vor- und zurück durchblättern) bereits mit sehr großer Wahrscheinlichkeit Beschädigungen aller Art erkennen (ausgerissene Seiten, Verunreinigungen, Markierungen, Eintragungen etc.).

Schulträger entscheiden im Einzelfall, ob ein Lernmittel für eine weitere Ausleihe geeignet ist oder nicht. Manche Faktoren führen dazu, dass ein Lernmittel definitiv nicht mehr verwendet werden kann. Dazu gehören z. B.

• Verunreinigungen durch Flüssigkeiten,
• das Fehlen von Seiten,
• Eintragungen von Hand, die nicht beseitigt werden können, sowie Verschmutzungen oder Markierungen, die die Lesbarkeit der Texte beeinträchtigen.

Einige Beschädigungen, wie z. B. eine umgeknickte Seite, sind weniger gravierend. Maßgeblich ist jedoch das Urteil des Schulträgers, der mit gesundem Menschenverstand über die weitere Verwendbarkeit des Lernmittels entscheidet.