1. Ausnahmeregistrierung durch den Schulträger
2. Abgelehnte und nach Fristablauf eingereichte Anträge auf Lernmittelfreiheit
3. Verfahren für Schülerinnen und Schüler, die von einem Schulwechsel betroffen sind (Schulwechsler)
4. Verfahren im Falle von Nichtversetzungen

In Ausnahmefällen, die von den Eltern nicht zu vertreten sind, können Eltern auch noch nach Ablauf der Bestellfrist im Elternportal an der Ausleihe gegen Gebühr teilnehmen. Hierfür müssen sie beim Schulträger einen Antrag stellen, über den der Träger entscheidet.
Nach positiver Entscheidung, schaltet der Schulträger die Schülerin bzw. den Schüler für 14 Tage im Schulträgerportal frei. Anschließend können die Eltern im Elternportal das Buchpaket für ihr Kind in diesem Zeitraum bestellen. Sie benötigen dafür den Serienbrief mit Freischaltcode. Alternativ können Eltern das Lernmittelpaket direkt bei der Servicestelle bestellen.
 

Eltern können auch noch nach dem 15. März einen Antrag auf Gewährung von Lernmittelfreiheit beim Schulträger stellen. Sofern die Eltern das Fristversäumnis nicht zu vertreten haben, steht es im Ermessen des Schulträgers den Antrag zu bewilligen und im System der Schulbuchausleihe zu dokumentieren. 
Eltern, deren Antrag auf Gewährung von Lernmittelfreiheit abgelehnt wurde oder abgelehnt wird, haben bis zum Ende der Bestellfrist die Möglichkeit, eine Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr vorzunehmen. Erfolgt die Ablehnung nach der Bestellfrist, liegt ein Ausnahmefall für Nummer 1 vor und der Schulträger hat eine Ausnahmeregistrierung durchzuführen.
 

3.1 Aufnahme der Schulwechsler im Schulportal der aufnehmenden Schule
Nach erfolgter Anmeldung nimmt die aufnehmende Schule die Schülerin bzw. den Schüler im Schulportal in der entsprechenden Jahrgangsstufe auf. Bei der Erfassung ist auf der Seite „Schülerdaten“ beim Merkmal „Schulwechsler“ der Radiobutton „Ja“ anzuklicken.

3.2 Entfernen der Schülerdaten aus der Schülerliste der abgebenden Schule
Schülerinnen und Schüler werden aus dem Schulportal der abgebenden Schule (sofern sie an der Schulbuchausleihe in Rheinland-Pfalz teilnimmt) mit ihrer Übernahme ins Schulportal der aufnehmenden Schule automatisch gelöscht.
Vor dem Schulwechsel erfolgte Anmeldungen für die Ausleihe gegen Gebühr bzw. die Dokumentation der Teilnahme an der unentgeltlichen Schulbuchausleihe (Lernmittelfreiheit) durch den Schulträger werden im System übernommen. Das gilt auch dann, wenn mit dem Schul- ein Schulträgerwechsel verbunden ist.  
Sofern der Schulwechsel an eine Schule eines anderen Bundeslandes erfolgt, muss die abgebende Schule den Datensatz der Schülerin bzw. des Schülers im Schulportal aus dem Schuljahr löschen, in dem sie bzw. er die Schule verlassen hat.

3.3 Lerngruppenzuordnung durch die aufnehmende Schule
Unverzüglich im Anschluss an die Aufnahme einer neuen Schülerin bzw. eines Schülers muss die aufnehmende Schule diesen ihre Lerngruppen zuordnen. Damit wird sichergestellt, dass sich die Eltern anschließend im Elternportal die individuelle Schulbuchliste ihres Kindes einsehen können, um sich auf dieser Grundlage für bzw. gegen die Teilnahme an der Schulbuchausleihe gegen Gebühr bzw. die Lernmittelfreiheit entscheiden zu können.

Bitte beachten:
Haben die Eltern bereits bei der abgebenden Schule an der Ausleihe gegen Gebühr teilgenommen, werden sie automatisch per E-Mail darüber informiert, dass sich die Schulbuchliste ihres Kindes durch den Schulwechsel geändert hat und ihnen ein erneutes Rücktrittsrecht von 14 Tagen zusteht. Anschließend können die Eltern im Elternportal die neue Schulbuchliste einsehen und innerhalb ihres 14-tägigen Rücktrittsrechts entscheiden, ob sie ihre Bestellung auch für das neue Buchpaket aufrechterhalten bzw. stornieren wollen. Sind sie weiterhin mit einer Teilnahme an der Ausleihe gegen Gebühr einverstanden, erhalten zum Schuljahresbeginn das neue Buchpaket. In diesem Fall wird ihnen ausschließlich das dafür fällige Leihentgelt abgebucht.

3.4 Informationspaket zur Anmeldung für die Ausleihe gegen Gebühr oder nachträgliche Beantragung der Lernmittelfreiheit
Die Eltern einer Schulwechslerin bzw. eines Schulwechslers erhalten, abhängig vom Zeitpunkt des Wechsels, von der neuen Schule unterschiedliche Informationspakete zur Schulbuchausleihe (vor oder nach Abschluss der Bestellfrist für die Lernmittelpakete im neuen Schuljahr).

3.4.1 Vor Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr
Den Eltern einer Schülerin bzw. eines Schülers die bzw. der vor Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr an der Schule aufgenommen wurde, sind folgende Dokumente auszuhändigen:
1.    Serienbrief mit Freischaltcode
2.    Informationen des Schulträgers (u. a. zur Servicestelle, ggf. auf Rückseite oder in separater Anlage zum Serienbrief mit Freischaltcode)
3.    Merkblatt „Informationen zur Schulbuchausleihe gegen Gebühr“
4.    Merkblatt „Informationen zum Antrag auf Lernmittelfreiheit“ inklusive Antragsformular für die Lernmittelfreiheit
(Die unter den Punkten 3 und 4 genannten Merkblätter sind hier hinterlegt)

3.4.2 Nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr
Den Eltern einer Schülerin bzw. eines Schülers die bzw. der nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr an der Schule aufgenommen wurde, ist der „Elternbrief für Schulwechsler“ (siehe unten) auszuhändigen. Anschließend können sich die Eltern innerhalb von 14 Tagen – ab Ausstellung des Elternbriefs – im Elternportal zur Ausleihe gegen Gebühr anmelden.
Der Elternbrief soll erst dann generiert und ausgedruckt werden, wenn der Schulwechslerin bzw. dem Schulwechsler ihre bzw. seine Lerngruppen zugeordnet wurden. Ohne deren Abschluss wir den Eltern im Elternportal nur eine unvollständige Schulbuchliste angezeigt.
Die übrigen Dokumente (Nummer 3.4.1, Punkte 2 bis 4) sind auch nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr auszuhändigen.

Tipp: Die Lerngruppenzuordnung kann bereits bei der Anmeldung der Schülerin bzw. des Schülers erfolgen. In diesem Fall kann den Eltern der Elternbrief für Schulwechsler bereits im Anschluss an die Anmeldung ausgehändigt und muss nicht im Nachgang per Post zugesandt werden.

Hintergrundinformationen zum „Elternbrief für Schulwechsler“
Dieser Elternbrief steht im Schulportal zur Verfügung. Er kann direkt bei der Aufnahme einer Schülerin bzw. eines Schülers erstellt werden, indem man nach Eingabe der Schülerdetails und dem Speichern, auf die Schaltfläche „Elternbrief (PDF) für Schulwechsler erzeugen“ klickt. Alternativ dazu kann man das Dokument nachträglich unter dem Menüpunkt „Schüler“ (Untermenüpunkt „Schülerdaten suchen und bearbeiten“) generieren und ausdrucken, in dem man auf die Schaltfläche „Elternbrief (PDF) für Schulwechsler erzeugen“ klickt.

Mit Generierung des Elternbriefs für Schulwechsler erhält der Brief automatisch einen Datumsstempel (14 Tage), bis zu dem die Eltern ihre Bestellung im Elternportal durchführen müssen. Deshalb ist der Elternbrief unverzüglich nach seiner Generierung auszudrucken und an die Eltern auszuhändigen bzw. zu versenden.

3.5 Rückgabe der Lernmittel beim Schulträger der abgebenden Schule
Bei einem Schulwechsel muss die bzw. der an der Schulbuchausleihe teilnehmende Schülerin bzw. Schüler die ausgeliehenen Lernmittel beim Schulträger der abgebenden Schule zurückgeben.
Vom Schulträger der aufnehmenden Schule erhält die Schülerin bzw. der Schüler anschließend das neue Lernmittelpaket.
Sollten einzelne oder mehrere der im Unterricht benötigten Lernmittel an der abgebenden und der aufnehmenden Schule identisch sein, kann die Schülerin bzw. der Schüler diese weiterverwenden, sofern der Schulwechsel zwischen zwei Schulen desselben Trägers stattfindet.
 

Sollten Schülerinnen und Schüler zum Schuljahresende nicht versetzt werden, sind sie im Schulportal jeweils der Jahrgangsstufe zuzuordnen, die sie im kommenden Schuljahr besuchen werden. Weiterhin ist in der Detailansicht beim Merkmal „Wiederholer“ der Radiobutton „Ja“ auszuwählen.
Sofern Eltern zum Zeitpunkt der Dokumentation der Nichtversetzung im Schulportal an der Ausleihe gegen Gebühr teilnehmen, werden sie per automatisch generierter E-Mail über die Änderungen der Schulbuchliste ihres Kindes informiert und darüber informiert, dass ihnen aufgrund der Änderung der Schulbuchliste erneut ein Rücktrittsrecht von 14 Tagen zusteht.
Bei Nachprüfungen ist im Schulportal bis zum Ergebnis der Nachprüfung zunächst von einer Versetzung der Schülerin bzw. des Schülers in die nächst höhere Jahrgangsstufe auszugehen.