Die Verwendung von Kopien aus Schulbüchern im Unterricht ist nur in bestimmten durch das Urheberrecht definierten Grenzen zulässig:

Das Kopieren von Schulbüchern ist nach § 53 Abs. 3 Urheberrechtsgesetz nur mit Einwilligung des Berechtigten erlaubt. Nach dem Gesamtvertrag zur Einräumung und Vergütung von Ansprüchen nach § 60a UrhG ist diese Einwilligung nur in sehr engen Grenzen gegeben:

• Ein vollständiges Kopieren von Schulbüchern ist danach verboten.
• Erlaubt ist lediglich das Kopieren kleiner Teile eines Schulbuchs, d. h. maximal 15 % eines Buchs, jedoch nicht mehr als 20 Seiten.
• Zudem darf ein Buch nur einmal im Schuljahr pro Klasse kopiert werden.

In manchen Fällen ist die Verwendung von Kopien durchaus wünschenswert - beispielsweise um aktuelle Unterrichtsinhalte einfließen zu lassen oder die Gestaltung des Unterrichts zu individualisieren -, Kopien aus Schulbüchern und anderen Druckschriften sind aber für die Eltern ein Reizthema: Sie kosten zusätzlich Geld.

Kopiergeld, das üblicherweise von den Schulen bei den Eltern der Schülerinnen und Schüler eingefordert wird, um die Kopierkosten zu decken und den Schuletat zu entlasten, kann allerdings weder im Rahmen der Lernmittelfreiheit (kostenlose Ausleihe) noch im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr berücksichtigt werden.

Die Fachkonferenz muss sich für oder gegen die Einführung eines Lernmittels entscheiden. Falls ohne Buch gearbeitet wird, ist darauf zu achten, dass nicht in unzumutbarer Anzahl Kopien angefertigt werden.

Kopien dürfen grundsätzlich nicht als Ersatz für Schulbücher verwendet werden.

Sofern eine Schule mit den Eltern vereinbart hat oder vereinbaren will, die Kosten für anfallende Kopien pauschal abzurechnen, sollten sie dafür Sorge tragen, dass

1. die Höhe dieser Pauschale angemessen ist,
2. Transparenz bei der Abrechnung hergestellt ist und
3. Missbrauch vermieden wird.

Der von den Eltern zu tragende Kostenanteil muss allerdings mindestens die Kosten für Papier und Toner einbeziehen.

Die Eltern akzeptieren die Kostenpauschale erfahrungsgemäß, wenn sich diese für sie als leistbar und nachvollziehbar darstellt. Diese Situation ist leider nicht an allen Schulen gegeben. Hilfreich ist in jedem Fall, wenn die Schule und der Schulelternbeirat auch in dieser Angelegenheit vertrauensvoll zusammenarbeiten. An einigen Schulen hat sich bewährt, dass ein Mitglied des Schulelternbeirats quasi als „Kopierbeauftragter“ eine besondere Vertrauensstellung einnimmt. Wenn Schule und Schulelternbeirat die Kopiergeldpauschale gemeinsam verantworten und nachvollziehbar ausgestalten, dürfte es den Eltern leichter fallen, die Kopiergeldpauschale als pädagogisch sinnvolle Ergänzung zu akzeptieren.

Wichtig ist Einigkeit über den Umfang von Kopien, die für die pädagogische Arbeit erforderlich sind, ohne die Eltern unzumutbar zu belasten. Genauso muss sichergestellt sein, dass Eltern über die Kopiergeldpauschale nicht auch andere Kopien der allgemeinen Schulverwaltung mitfinanzieren.

Ohne das jeweilige Einverständnis der Eltern darf übrigens eine Kopiergeldpauschale nicht erhoben werden; erforderlich wäre in diesem Fall die für alle Beteiligten aufwändige und mühevolle Einzelabrechnung, die niemand ernsthaft wollen kann. Vertrauensvolle Kooperation mit den Eltern lohnt sich hier besonders.

Schulen haben heute eine umfassende Aufgabe im Rahmen des Erziehungsauftrages. Nach § 23 SchulG sind die Schulen selbstständig und nehmen ihre wirtschaftlichen Angelegenheiten selbstständig und selbstverantwortlich wahr. Allerdings sind sie nach § 73 SchulG nicht rechtsfähige Anstalten des öffentlichen Rechts. Dieser Status der Schulen ist für die Teilnahme am allgemeinen Rechtsverkehr von Bedeutung. Als nicht rechtsfähige Anstalten besitzen die Schulen keine eigene Rechtspersönlichkeit, d.h. sie können nicht selbst Träger von Rechten und Pflichten sein. So können die Schulen auch kein eigenes Konto bei einer Bank eröffnen.

Die tägliche Arbeit in der Schule erfordert aber häufig auch den Umgang mit Geldern. Beiträge für Klassenfahrten müssen eingesammelt und Einnahmen von Schulfesten verbucht werden, auch im Bereich des Schulsponsorings sind Zuwendungen Dritter zu vereinnahmen.

Diese Beträge dürfen nicht auf private Konten der Schulleiterin oder des Schulleiters oder sonstiger Lehrkräfte eingezahlt werden, da somit diese Gelder uneingeschränkt dem Zugriff etwaiger Gläubiger ausgesetzt wären.

Zur Verwaltung solcher Gelder bieten sich folgende Möglichkeiten an:

Zahlungsverkehr über den Schulträger

Verfügt die Schule über ein eigenes Budget oder ein eigenes Schulkonto im Rahmen der kommunalen Budgetierung, ist die direkte Überweisung auf das Schulkonto möglich. Bei Überweisungen der Mittel auf ein Konto des Schulträgers, der das Geld der Schule zur Verfügung stellt, müssen gezielte Absprachen etwa durch Einrichtung eines Sonderkontos getroffen werden, die sicherstellen, dass die Schulen über die Gelder verfügen können.

Zahlungsverkehr über den Förderverein der Schule

Aus Flexibilitätsgründen könnte auch eine Überweisung der Mittel auf ein Konto eines Schulfördervereins erfolgen. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Vertragsabsprachen aus Sponsoringvereinbarungen von der Schule eingehalten werden.

Einrichtung eines Treuhandkontos bei der Bank

Banken bieten die Möglichkeit, ein Konto auf den Namen einer Lehrkraft einzurichten. Das Konto ist dann als sogenanntes offenes Treuhandkonto einzurichten (z. B. Lehrer Hans Mustermann wegen Klassenfahrt 9 b). Diese Form ist im Hinblick auf den Pfändungsschutz unproblematisch, soweit der Treugeber (d.h. der, von dem das Geld stammt) feststeht (z.B. die jeweiligen Eltern bei einer Klassenfahrtkasse). Denn der Treugeber hat im Falle der Pfändung gegen den Treuhänder die Möglichkeit, der Pfändung in dieses Konto zu widersprechen.

Wird ein Konto bei einer Bank eingerichtet, so ist auch hier die notwendige Transparenz - z. B. durch eine jährliche Rechnungsprüfung - sicherzustellen. Die Prüfung kann durch Lehrkräfte der Schule, Mitarbeiter des Schulträgers, Mitglieder der Elternvertretung oder des Fördervereins erfolgen. Denn der regelmäßige Nachweis der ordnungsgemäßen Verwendung der Gelder dient letztlich dem Schutz derjenigen, die über das Konto verfügen können.