Schüler- und Klassenlisten

Die Listen der Schülerinnen und Schüler in den Klassen oder Kursen einer Schule müssen regelmäßig ergänzt und aktualisiert werden. Diese Listen sind für die Schulbuchausleihe von zentraler Bedeutung: Nur Schülerinnen und Schüler, die in den Schülerlisten verzeichnet sind, können an der Schulbuchausleihe teilnehmen. Die Listen werden von der jeweiligen Schule über ihren passwortgeschützten Portalzugang bearbeitet. Sie enthalten persönliche Daten, die vertraulich zu behandeln sind und Unbefugten nicht zugänglich sein dürfen.

Aufnahme von neuen Schülerinnen und Schülern

Schülerinnen und Schüler, die für die Klassenstufe 1 neu angemeldet werden, sollen bei oder unmittelbar nach der Anmeldung erfasst werden. Bei nicht schulpflichtigen Kindern ist das Aufnahmeverfahren u.U. noch nicht zum Ende der Frist zur Ergänzung und der Kontrolle der Schülerdaten durch die Schule abgeschlossen. Diese sind in das System einzupflegen, sobald deren Aufnahme feststeht, spätestens jedoch bis zum 15. Juni. (siehe hierzu auch die Hinweise zum Verfahren bei Kann-Kindern).

Schülerinnen und Schüler, die für die Klassenstufe 5 neu angemeldet werden, sollten bei oder unmittelbar nach der Anmeldung neu erfasst werden. Schülerinnen und Schüler, die an mehreren Schulen angemeldet werden, werden jeweils an der Schule geführt, an der sie zuletzt im System angemeldet werden. Hierüber werden die Schulen per EPoS-Mail automatisch informiert.

Bei Fragen, die sich aus der Anmeldung von Schülerinnen und Schülern an mehreren Schulen ergeben können, müssen sich die beteiligten Schulen untereinander - z. B. durch telefonische Rücksprache - abstimmen. Die Erfassung der Schülerinnen und Schüler muss abgeschlossen sein, bevor der Zeitraum beginnt, der für die Anmeldung der Sorgeberechtigten zur Schulbuchausleihe festgelegt ist. 

Abschluss des Verfahrens 

Um Datenfehler zu vermeiden, die erhebliche Auswirkungen auf das Bücherbestell- und Ausleihverfahren haben können, muss für jede Klasse durch Klick der Abschluss der Datenkontrolle bestätigt werden. Somit sind die Schülerinnen und Schüler für den weiteren externen Zugriff gesperrt. Diese Sperre kann im Bedarfsfall wieder aufgehoben werden. 

1. „Ausnahmeregistrierung“ durch den Schulträger

2. Abgelehnte und nach Fristablauf eingereichte Anträge auf Lernmittelfreiheit

3. "Schulwechsler"

4. Nichtversetzungen ("Wiederholer")

Auch nach dem Ablauf der Bestellfrist für Eltern ist die Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr in Ausnahmefällen möglich. Der Schulträger entscheidet einzelfallbezogen, ob die von den Eltern vorgebrachten Gründe eine nachträgliche Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr zulassen. Liegen solche Gründe vor, schaltet der Schulträger die einzelne Schülerin / den einzelnen Schüler im Schulträgerportal frei, so dass eine Bestellung im Benutzerkonto durch die Eltern binnen 14 Tagen nach Freischaltung durch den Schulträger erfolgen kann.

Eltern benötigen in diesen Fällen neben der erfolgten Freischaltung durch den Schulträger, lediglich einen Serienbrief mit Freischaltcode und ein Benutzerkonto, um das Lernmittelpaket zu bestellen.

Alternativ können die Lernmittelpakete auch direkt bei der Servicestelle bestellt werden.

Sollten Eltern noch einen Antrag auf Gewährung von Lernmittelfreiheit beim Schulträger einreichen, haben Schulträger immer noch die Möglichkeit, diese Anträge zu bearbeiten und ihre Entscheidung im Portal zu dokumentieren, so dass sie für die Ausleihe gegen Gebühr berücksichtigt werden können. 

Eltern, deren Antrag auf Gewährung von Lernmittelfreiheit bereits abgelehnt wurde oder noch abgelehnt wird, haben bis zum Ende der Bestellfrist die Möglichkeit, eine Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr vorzunehmen.

Die Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr kann entweder über ein Benutzerkonto oder die Servicestelle des Schulträgers durchgeführt werden.

3.1 Aufnahme der Schulwechsler in die Schülerliste der aufnehmenden Schule

Die Schülerin bzw. der Schüler wird von der aufnehmenden Schule in die Schülerliste der entsprechenden Jahrgangsstufe aufgenommen, sobald eine Anmeldung an der neuen Schule erfolgt ist. Der Schülerin / dem Schüler wird ein „Ja“ beim Merkmal „Schulwechsler“ in der Detailansicht der Schülerdaten zugeordnet.

3.2 Entfernen der Schülerdaten aus der Schülerliste der abgebenden Schule

Schülerinnen und Schüler werden von der abgebenden Schule (sofern diese eine am Ausleihsystem teilnehmende Schule in Rheinland-Pfalz ist) automatisch aus der Schülerliste gelöscht, sobald sie die aufnehmende Schule im Schulportal in ihre Schülerliste aufgenommen hat.

Da dieser Vorgang im Falle von Schülerinnen und Schülern, die an eine Schule eines anderen Bundeslandes wechseln, nicht funktionieren kann (Schulen anderer Bundesländer sind nicht mit dem LMF-Portal des Landes Rheinland-Pfalz vernetzt), sollte die abgebende Schule sicherheitshalber den Schülerdatensatz aus der Schülerliste des Schuljahres entfernen, für das sich eine Schülerin oder ein Schüler abgemeldet hat.

Bestehende Anmeldungen für die Ausleihe gegen Gebühr und die unentgeltliche Schulbuchausleihe bleiben erhalten. Liegt bereits eine Anmeldung für die Schulbuchausleihe vor (entweder für die Ausleihe gegen Gebühr oder die Lernmittelfreiheit), ist keine erneute Anmeldung durch die Eltern erforderlich.

Eltern, die bereits eine Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr über ihr Benutzerkonto vorgenommen haben, erhalten im Falle eines Schulwechsels eine automatisch durch das System generierte E-Mail mit der Information, dass sich die Schulbuchliste ihres Kindes geändert hat. Eltern können anschließend im Benutzerkonto die Schulbuchliste der neuen Schule einsehen. Für den Fall, dass Eltern an der neuen Schule nicht an der Ausleihe gegen Gebühr teilnehmen möchten, wird ihnen ab Versand der o. g. E-Mail ein 14-tägiges Rücktrittsrecht von ihrer Bestellung eingeräumt. Sind sie weiterhin mit einer Teilnahme an der Ausleihe gegen Gebühr einverstanden, müssen sie nichts weiter unternehmen und erhalten zum Schuljahresbeginn die benötigten Lernmittel. Ihnen wird in diesem Fall ausschließlich das Leihentgelt für das Paket der neuen Schule abgebucht.

3.3 Lerngruppenzuordnung durch die aufnehmende Schule

Die aufnehmende Schule nimmt anschließend schnellstmöglich die Lerngruppenzuordnung für diese Schülerin / diesen Schüler vor, damit Eltern möglichst frühzeitig nach der Anmeldung Einblick in die Liste der notwendigen Lernmittel erhalten und auf dieser Grundlage über die Teilnahme an der Schulbuchausleihe entscheiden können.

„Schulwechsler“ benötigen in der Regel sämtliche Lernmittel für die künftig besuchte Jahrgangsstufe der aufnehmenden Schule neu. Bei diesen Schülerinnen und Schülern kann nicht vom Besitz von Lernmitteln ausgegangen werden, die womöglich bei den anderen Schülerinnen und Schülern der aufnehmenden Schule aus der Zeit vor der Einführung der Schulbuchausleihe vorhanden sind („Ja“ beim Merkmal „vor Schulbuchausleihe angeschafft“), z. B. Atlanten oder Bibeln.

Manche Schulen haben sich in der Vergangenheit damit beholfen, für diese Schüle-rinnen und Schüler jeweils individuelle Lerngruppen anzulegen, in denen diese Lernmittel mit einem „Nein“ beim Merkmal „vor Schulbuchausleihe angeschafft“ aufgeführt sind. Dies ist auch weiterhin ein gangbarer, wenngleich (zu) aufwändiger Weg.

Besser: Um das Anlegen zusätzlicher Lerngruppen für Schulwechsler zu vermeiden und den Aufwand bei der Lerngruppenbildung zu reduzieren, gibt es die Möglichkeit, den von einem Schulwechsel betroffenen Schülerinnen und Schülern in ihrem Schülerdatensatz das Merkmal „Schulwechsler“ „ja“ zuzuordnen. 

Folge: Lernmittel, die in einer klassenstufenbezogenen Schulbuchliste Ihrer Schule als „bereits vorhanden“ markiert sind, erhalten diese Schüler dennoch in ihrem Ausleihpaket. Es müssen in diesem Fall keine eigenen Lerngruppen für „Schulwechsler“ angelegt werden.

Sie können daher auch in den Schülerdatensätzen ab sofort einsehen, ob einer Schülerin oder einem Schüler bereits im aktuellen Schuljahr von Ihrer Schule das Merkmal Schulwechsler zugewiesen wurde. Schülerinnen und Schüler, die im aktuellen Schuljahr an Ihre Schule gewechselt sind, benötigen nämlich auch im kommenden Schuljahr, bei einer Teilnahme an der Ausleihe, Lernmittel in ihrem Ausleihpaket, die bei ihren Mitschülerinnen und Mitschülern bereits aus der Zeit vor Einführung des Ausleihsystems vorhanden sind.

Bitte ändern Sie daher die Angabe zum Status „Schulwechsler“ für das aktuelle Schuljahr von „nein“ zu „ja“, falls dies bei den betroffenen Schülerdatensätzen noch nicht geschehen ist. Sie ersparen sich dadurch das Anlegen zusätzlicher Lerngruppen für Schulwechsler.

Bitte kennzeichnen Sie alle Schülerinnen und Schüler, die zum Schuljahresbeginn oder später an Ihre Schule wechseln, immer als Schulwechsler.

3.4 Informationspaket zur Anmeldung für die Ausleihe gegen Gebühr oder nachträgliche Beantragung der Lernmittelfreiheit

Die Schulwechslerinnen und Schulwechsler (bzw. ihre Eltern) erhalten je nach Zeitpunkt der Anmeldung an der neuen Schule (vor oder nach Abschluss der Bestellfrist für die Lernmittelpakete im neuen Schuljahr), ein unterschiedliches Informationspaket mit wichtigen Dokumenten zur Schulbuchausleihe.

3.4.1 Vor Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr

Schülerinnen und Schüler, die an Ihre Schule wechseln und die Sie bereits vor Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr im Schulportal aufgenommen haben, händigen Sie bitte folgende Dokumente aus:

1. Serienbrief mit Freischaltcode
2. Informationen des Schulträgers (u. a. zur Servicestelle, ggf. auf Rückseite oder in separater Anlage zum Serienbrief mit Freischaltcode)
3. Merkblatt „Informationen zur Schulbuchausleihe gegen Gebühr“
4. Merkblatt „Informationen zum Antrag auf Lernmittelfreiheit“ inklusive Antragsformular für die Lernmittelfreiheit

(Die unter den Punkten 3 und 4 genannten Lernmittel sind hier hinterlegt)

3.4.2 Nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr

Sollten Sie Schülerinnen und Schüler nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr an Ihrer Schule aufgenommen haben, können sich diese mit dem obenstehenden Serienbrief mit Freischaltcode (siehe oben Punkt 1) nicht mehr für die Schulbuchausleihe anmelden.

Bitte geben Sie in diesen Fällen bitte anstelle dieses Serienbriefs den „Elternbrief für Schulwechsler“ (siehe unten) aus, durch den eine Bestellung noch für einen Zeitraum von 14 Tagen ab Ausstellung des Elternbriefs möglich ist. Eltern sollten diesen Elternbrief möglichst zeitnah zur Anmeldung an der Schule erhalten, jedoch erst im Anschluss an die abgeschlossene Lerngruppenzuordnung für die Schülerin / den Schüler durch die Schule, da ansonsten bei der Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr nur eine unvollständige Schulbuchliste angezeigt werden würde.

Die übrigen Dokumente (2-4) sind auch nach Ablauf der Bestellfrist für die Ausleihe gegen Gebühr allen Schulwechslerinnen und Schulwechslern auszuhändigen.

Tipp: Die Lerngruppenzuordnung kann bereits bei der Anmeldung der Schülerin oder des Schülers in der aufnehmenden Schule erfolgen. In diesem Fall können die Eltern den Elternbrief im Anschluss an die Anmeldung mitnehmen und der Brief muss nicht nachträglich per Post versandt werden.

Hintergrundinformationen zum „Elternbrief für Schulwechsler“: Dieser Elternbrief steht Ihnen im Schulportal zur Verfügung. Sie können Ihn entweder direkt bei der Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers im Schulportal erstellen, indem Sie nach Eingabe der Schülerdetails und dem Speichern, auf die Schaltfläche „Elternbrief (PDF) für Schulwechsler erzeugen“ klicken. Alternativ dazu können Sie die Schülerdaten der bereits aufgenommene Schulwechslerinnen und Schulwechsler nachträglich im Menüpunkt „Schüler“ (Untermenüpunkt „Schülerdaten suchen und bearbeiten“) aufrufen und anschließend auf die Schaltfläche „Elternbrief (PDF) für Schulwechsler erzeugen“ klicken.

Da der Elternbrief einen automatisch generierten Datumsstempel enthält, der eine Bestellung im Rahmen der Ausleihe gegen Gebühr nur innerhalb des individuell angegebenen Zeitraums ermöglicht, ist es notwendig, dass die Elternbriefe unverzüglich nach Erstellung versandt werden.

3.5 Rückgabe der Lernmittel beim Schulträger der abgebenden Schule

Bei einem Schulwechsel gibt eine an der Schulbuchausleihe teilnehmende Schülerin oder ein Schüler in der Regel alle ausgeliehenen Lernmittel beim Schulträger der abgebenden Schule zurück.

Vom Schulträger der aufnehmenden Schule erhält die Schülerin / der Schüler dann ein neues Lernmittelpaket.

Sollten einzelne oder mehrere der im Unterricht benötigten Lernmittel an der abgebenden und der aufnehmenden Schule identisch sein, kann die Schülerin / der Schüler diese weiterverwenden, sofern der Schulwechsel zwischen zwei Schulen desselben Trägers stattfindet.

Schülerinnen und Schüler, die nicht in eine höhere Jahrgangsstufe versetzt werden, verwenden in der Regel im kommenden Schuljahr dieselben Lernmittel wie im Vorjahr. In manchen Fällen kann es jedoch zu Abweichungen kommen, z. B. aufgrund von Schulbuchwechseln. Problematisch wird es in den seltenen Fällen, in denen es sich um Titel handelt, die mit dem Merkmal „vor Schulbuchausleihe angeschafft“ markiert sind.

Damit auch diese Schülerinnen und Schüler im Falle einer Teilnahme an der Schulbuchausleihe die richtigen Lernmittel erhalten, ist Folgendes zu beachten:

Sollten Schülerinnen und Schüler zum Schuljahresende nicht versetzt werden, sind diese Schülerinnen und Schüler im Schulportal jeweils der Schülerliste der Jahrgangsstufe zuzuordnen, die sie im kommenden Schuljahr besuchen werden. Die Lerngruppenzuordnung ist vorzunehmen und in der Detailansicht des Schülers muss beim Merkmal „Wiederholer“ ein „Ja“ erscheinen.

Ein „Ja“ beim Merkmal „Wiederholer“ hat zur Folge, dass die nichtversetzte Schülerin oder der nichtversetzte Schüler auch solche Lernmittel ausleihen kann, die in der Schulbuchliste der betroffenen Jahrgangsstufe als „vor Schulbuchausleihe angeschafft“ markiert wurden.

Sind die o. g. Schritte durch die Schule durchgeführt worden, erhalten Eltern die ein Lernmittelpaket bestellt haben, zum Schuljahresbeginn die tatsächlich benötigten Lernmittel. Den Eltern wird anschließend durch den Schulträger das Leihentgelt für die in diesem Lernmittelpaket beinhalteten Lernmittel abgebucht.

Sollten Eltern bereits zum Zeitpunkt der im Portal durch die Schule dokumentierten Nichtversetzung für die Schulbuchausleihe angemeldet sein, werden die Eltern auf Änderungen in der Schulbuchliste ihres Kindes durch eine automatisch generierte E-Mail hingewiesen.

Bei Nachprüfungen ist im Schulportal bis zum Ergebnis der Nachprüfung zunächst von einer Versetzung der Schülerin oder des Schülers auszugehen.